Informacja o wprowadzeniu obowiązku korzystania z kas fiskalnych we wszystkich warsztatach samochodowych (od 1 stycznia 2015 r.) wywołała duże poruszenie wśród naszych Czytelników. Na temat przepisów fiskalnych, zakupu i serwisu kas, a także dostępnych ulg rozmawialiśmy z Arturem Fossem – dyrektorem zarządzającym Polskiego Centrum Kas Fiskalnych.

W nowym roku czeka nas zniesienie ulgi dotyczącej ewidencji na kasach rejestrujących dla warsztatów samochodowych, wulkanizacyjnych oraz stacji kontroli pojazdów. Warsztaty to nie pierwsza grupa, której pozbawiono takich ulg – jak na zmiany przepisów reagowały inne branże?

Każda zmiana przepisów fiskalnych niesie za sobą większe zainteresowanie przedsiębiorców, którzy będą nią objęci. Poprzednie Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas fiskalnych, które weszło w życie 1 stycznia 2013 roku, obniżyło roczny limit obrotu z 40 000 do 20 000 złotych. Wielu podatników postanowiło wtedy dostosować swoją działalność do nowych przepisów w ostatnim, możliwym terminie, przez co kas zabrakło nie tylko u dystrybutorów, ale także u producentów. Trudno przewidzieć, czy ta sytuacja się powtórzy. Niewątpliwie jednak rozszerzenie katalogu czynności, które obligują do stosowania kasy niezależnie od osiąganego obrotu, m.in. o warsztaty samochodowe i stacje kontroli pojazdów, sprawi, że aktywność przedsiębiorców będzie bardzo duża. Sama zapowiedź Rozporządzenia zdecydowanie zwiększyła liczbę telefonów i pytań od klientów. Zaryzykuję stwierdzenie, że największe zainteresowanie tematem pojawi się przed samym wejściem w życie Rozporządzenia oraz pod koniec lutego, kiedy ustanowiony przez Ministra Finansów okres dostosowawczy będzie się kończył.

Czy Pana zdaniem, wprowadzenie obowiązku posiadania kas przyczynia się do zmniejszenia tzw. "szarej strefy"?

Z zasady zarówno stopniowe obniżanie rocznego limitu obrotu, jak i rozszerzanie katalogu działalności, które muszą rejestrować sprzedaż niezależnie od osiąganego obrotu, przyczynia się do zmniejszenia szarej strefy. Począwszy od tego, że każda zmiana przepisów jest wydarzeniem nagłaśnianym w mediach, dzięki czemu również konsumenci zaczynają zwracać uwagę na to, czy otrzymali paragon, skończywszy na wzmożonych kontrolach urzędników skarbowych. Przypomnę tylko, że nie bez powodu kolejne Rozporządzenia Ministra Finansów są wydawane w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas fiskalnych. Gdyby nie to, ustawa z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów lub usług, wymagałaby korzystania z urządzenia rejestrującego od wszystkich podatników. Niezależnie od osiąganych obrotów lub oferowanych towarów i usług.

Wielu warsztatowców obawia się kosztów posiadania kasy fiskalnej – zakupu, serwisu, napraw. Jak w rzeczywistości kształtują się koszty utrzymania tego sprzętu?

Cena samego urządzenia fiskalnego zależy od parametrów i funkcji, które ono oferuje, m.in. od wielkości bazy towarowej, sposobu realizacji kopii paragonu, czy też liczby i rodzaju portów komunikacyjnych. Najprostsze modele to wydatek około 900 złotych brutto. Ceny bardziej zaawansowanych kas zaczynają się od 1 000 zł brutto, a kończą nawet na 2 000 zł brutto.

Natomiast koszt utrzymania urządzenia zależy od wielu czynników. Podatnicy muszą zadbać o to, aby kasa przeszła przegląd techniczny co najmniej raz na dwa lata. Pozwala to wyeliminować ewentualne usterki i dokonać konserwacji urządzenia. Przeglądy są płatne. Natomiast koszt naprawy lub wymiany podzespołów to sprawa względna i uwarunkowana konkretną usterką. W praktyce, w urządzeniach wyższej klasy problemy techniczne występują rzadziej, a więc i konieczność naprawy nie pojawia się często.

Stosowanie kasy fiskalnej wymaga także korzystania z materiałów eksploatacyjnych, czyli rolek papieru termicznego. Tutaj wydatki będą zależały od liczby drukowanych dowodów zakupu oraz od tego, czy oprócz oryginału potwierdzenia sprzedaży, urządzenie wystawia również jego kopię. Jeżeli przedsiębiorca przewiduje, ze będzie obsługiwał bardzo wielu klientów, warto pomyśleć o kasie z elektroniczną kopią paragonów. To zdecydowanie zmniejszy koszty zakupu papieru.

Jakie konsekwencje grożą za niedostosowanie się do przepisów i dalsze prowadzenie działalności bez kasy fiskalnej?

Konsekwencje mogą być dotkliwe. Zacznijmy od tego, że zgodnie z art. 62 § 1 Kodeksu Karnego Skarbowego, podatnicy, którzy wbrew obowiązkowi nie wystawiają faktur lub paragonów za wykonanie usługi, wystawiają je w błędny sposób albo odmawiają ich wydania, podlegają karze grzywny do 180 stawek dziennych. Stracą również możliwość odzyskania nawet 90% kwoty wydanej na urządzenie fiskalne. Co więcej, podatnik po zainstalowaniu urządzenia fiskalnego powinien pamiętać o wielu obowiązkach, m.in. naniesieniu numeru ewidencyjnego, który otrzyma od Urzędu Skarbowego, w widocznym miejscu na urządzeniu, wydawaniu paragonów, przeglądzie technicznym kasy przynajmniej raz na dwa lata, raportach dobowych i miesięcznych oraz o przechowywaniu ważnych dokumentów: książki serwisowej i kopii wszystkich wydrukowanych potwierdzeń sprzedaży. Każde zaniechanie może skutkować mandatem nałożonym przez urzędnika skarbowego.

Polacy są już przyzwyczajeni do otrzymywania paragonów w sklepach, ale w miejscach takich jak zakład fryzjerski, dentystyczny czy wulkanizacyjny zwykle nie oczekują "papierka". Czy nie uważa Pan, że Ministerstwo chce na siłę uszczęśliwiać konsumentów?

Ten „papierek” ma naprawdę duże znaczenie. Po pierwsze, na podstawie dowodu zakupu klient może dokonać reklamacji towaru lub usługi, które, jego zdaniem, są niezgodne z umową zawartą ze sprzedawcą. Po drugie, paragon fiskalny jest potwierdzeniem tego, że przedsiębiorca zobligowany do korzystania z urządzenia rejestrującego prowadzi swoją działalność zgodnie z przepisami i odprowadza należne podatki. Wystawianie dowodów zakupów jest oczywiście obowiązkiem właściciela firmy lub jego pracowników, konsument nie powinien o nic prosić. Jednakże, budowanie świadomości wśród nabywców również ma ogromne znaczenie. Stąd chociażby pomysł na akcję „Weź paragon”, która jest koordynowana przez Ministerstwo Finansów. Mógłbym dokończyć: weź paragon, bo tym samym wspierasz uczciwą konkurencję, przyczyniasz się do zmniejszenia szarej strefy oraz zyskujesz potwierdzenie transakcji, którego możesz użyć w przyszłości do dociekania swoich praw.

Poza tym, kasy fiskalne w zakładzie fryzjerskim, gabinecie dentystycznym, czy też w warsztacie samochodowym, to żadna nowość. Wspomniane działalności są obecnie zobowiązane do prowadzenia ewidencji po przekroczeniu limitu obrotu. W przypadku mechaników, bezwzględna konieczność stosowania urządzenia rejestrującego występuje przy dostawie określonych w przepisach towarów, m.in. części i akcesoriów do samochodów.

Właściciele małych warsztatów w krótkim czasie będą musieli wybrać odpowiedni do swoich potrzeb model kasy fiskalnej. Gdzie mogą szukać pomocy w tym zakresie?

Wybór urządzenia fiskalnego to decyzja na kilka lat. Przedsiębiorca będzie z niego korzystał praktycznie każdego dnia. W związku z tym warto rozważyć dwie, kluczowe kwestie: jakiej kasy potrzebujemy i gdzie chcemy ją kupić.

Pierwsze zagadnienie to oczywiście dostosowanie parametrów i funkcji urządzenia do potrzeb firmy. Liczba pozycji towarowych powinna odpowiadać wielkości asortymentu, a jeśli działalność ma charakter mobilny, najlepszym wyborem będzie mała i lekka kasa. Ważną funkcją jest też sposób realizowania kopii paragonu. Dostępne na rynku urządzenia mogą albo wydrukować kopię potwierdzenia sprzedaży, albo zapisać ją na elektronicznym nośniku danych. Drugie z wspomnianych rozwiązań może oznaczać nieznacznie większy wydatek na starcie, ale w perspektywie jest oszczędniejsze, bezpieczniejsze i wygodniejsze. Kopia elektroniczna to mniej rolek papieru i możliwość zarchiwizowania danych np. na komputerze lub płycie DVD.

Wszystkich tych informacji powinniśmy oczekiwać od dystrybutora urządzeń, z którym się skontaktujemy. A sam wybór sprzedawcy nie powinien znacząco odbiegać od sytuacji, gdy planujemy zakup jakiegokolwiek innego sprzętu. Przejrzyjmy opinie na portalach internetowych, popytajmy wśród znajomych, sprawdźmy, czy kontrahent jest wiarygodny. I pamiętajmy o tym, że firma, od której kupimy kasę, będzie później odpowiedzialna za jej serwis. Dlatego odległość od sprzedawcy również ma duże znaczenie. Uważajmy na to, żeby nie kupić urządzenia od sprzedawcy, który jest oddalony o kilkaset kilometrów, nawet jeśli zaoferuje najniższą cenę. Może się bowiem okazać, że każda interwencja serwisowa będzie wymagała dalekiej podróży.

Gdzie należy zgłosić fakt zakupienia kasy i jak rozpocząć korzystanie z niej?

Zgodnie z przepisami procedura wygląda następująco: najpierw należy zgłosić planowaną liczbę i miejsce użytkowania kas do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego, następnie dopilnować fiskalizacji urządzenia w obecności uprawnionego serwisanta, później zgłosić ten fakt, najpóźniej 7 dnia od uruchomienia w trybie fiskalnym, do Urzędu Skarbowego. Na koniec otrzymamy numer ewidencyjny, który trzeba nanieść na kasę w widocznym miejscu. Wszystkie formalności powinny być dopełnione w ustalonych wcześniej terminach, więc najlepiej wystartować z całą procedurą co najmniej kilka dni przed ostatecznym dniem rozpoczęcia ewidencji.

Każda firma, a więc także warsztat, wprowadzająca pierwszą kasę fiskalną może skorzystać ze specjalnej ulgi. Na czym ona polega i jak się o nią starać?

Ulga została zdefiniowana przez ustawę z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług oraz Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących. Kluczowe jest przestrzeganie wszystkich etapów rozpoczęcia ewidencji, czyli fiskalizacja i komunikacja z Urzędem Skarbowym w ustalonych terminach, jak również zachowanie potwierdzenia zapłaty za kasę. To daje nam prawo do odzyskania nawet 90% kwoty wydanej na urządzenie rejestrujące, jednak nie więcej niż 700 złotych. Refundacja kosztów przysługuje zarówno podatnikom VAT, jak i przedsiębiorcom zwolnionym z tego podatku oraz wykonującym wyłącznie czynności od niego zwolnione. W pierwszym przypadku odliczenia można dokonać w deklaracji podatkowej od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji, ewentualnie za okresy następujące w przyszłości. Natomiast przedsiębiorcy zwolnieni z VAT mogą starać się o zwrot na swój rachunek bankowy. W tym celu powinni złożyć wniosek, opisany we wspomnianym już Rozporządzeniu Ministra Finansów, do Urzędu Skarbowego, który dokona przelewu w terminie do 25 dni.

Artur Foss jest dyrektorem zarządzającym Polskiego Centrum Kas Fiskalnych. Z firmą związany jest od stycznia 2008 roku. Jest ekspertem w dziedzinie dostępnych na polskim rynku technologii sprzedaży oraz przepisów fiskalnych.

W naszej ankiecie pod artykułem "Kasy fiskalne obowiązkowe w każdym warsztacie…" zadaliśmy Czytelnikom pytanie: "Czy popierasz wprowadzenie obowiązku posiadania kas fiskalnych przez wszystkie warsztaty samochodowe?". Okazało się, że warsztatowcy są w tej kwestii niejednomyśli: 47% uczestników ankiety wskazało odpowiedź "tak", za to 53% wybrało "nie".