Krajowy System e-Faktur nie jest gotowy, by zgodnie z planem zobowiązać przedsiębiorców do korzystania z niego już od 1 lipca 2024 r. Wyjaśniamy, na kiedy przesunięto tę rewolucyjną zmianę i – posiłkując się wypowiedziami eksperta – radzimy, jak warsztaty samochodowe oraz inne firmy z branży motoryzacyjnej mogą się na nią przygotować?

Nowy termin obowiązkowego KSeFu

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie stworzone przez Ministerstwo Finansów, mające na celu usprawnienie procesu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych. Jest to system, który umożliwia przedsiębiorcom przesyłanie i odbieranie faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem centralnej platformy. Docelowo KSeF ma zastąpić tradycyjne metody wystawiania faktur papierowych oraz ich przesyłania (także drogą elektroniczną) na dotychczasowych zasadach. Ministerstwo nie ukrywa, że jednym z głównych powodów wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF jest walka z oszustwami podatkowymi, zwłaszcza z wyłudzeniami VAT. Dzięki centralizacji i automatycznej weryfikacji faktur, organy podatkowe mają szybciej wykrywać podejrzane transakcje. Sprawnie działający system ma także zredukować biurokrację i usprawnić procesy administracyjne związane z obsługą faktur.

Plany wobec KSeF są bardzo ambitne, ale na wdrożenie systemu poczekamy znacznie dłużej niż zakładano pierwotnie.

– Ministerstwo poinformowało niedawno, że termin wejścia w życie obowiązku korzystania z systemu (1 lipca 2024 r.) nie jest realny do osiągnięcia. Wyznaczono nowy – zaskakująco odległy (nie wcześniej niż 1 lutego 2026 r.). Przypuszczamy, że decyzję o przesunięciu terminu podjęto z uwagi na potrzebę dalszych prac nad systemem, aby zapewnić stabilność systemu oraz umożliwić użytkownikom dostęp do jego pełnej funkcjonalności, minimalizując przy tym potencjalne problemy dla przedsiębiorców. Na środowisku testowym systemu mogliśmy zaobserwować okresowe przerwy techniczne, co może oznaczać potrzebę dalszej optymalizacji przed pełnym wdrożeniem. Komercyjna wersja będzie musiała obsługiwać nawet kilka milionów faktur dziennie. – komentuje Kacper Mioduszewski z firmy Integra.

Dodatkowy czas pozwoli przedsiębiorcom na lepsze przygotowanie się do korzystania z KSeF. Obecny, testowy system otwarty dla chętnych nie cieszył się dotychczas zbyt dużym zainteresowaniem przedsiębiorców.

Na moment publikacji artykułu, ministerialne zapowiedzi dotyczące dat wdrożenia obowiązku korzystania z KSeF prezentują się następująco:

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Jak przygotować się na KSeF? Pomogą firmy dostarczające oprogramowanie.

Wszelkie zmiany w systemie e-faktur z uwagą śledzą firmy z branży IT, na co dzień zajmujące się dostarczaniem oprogramowania, ułatwiającego prowadzenie przedsiębiorstw. Obecnie nie są one w stanie przewidzieć, czy bieżąca, poddawana testom wersja systemu będzie modernizowana czy też jego twórcy zdecydują się na stworzenie nowego systemu od podstaw.

Możemy jednak spodziewać się, że w momencie wejścia w życie obowiązku korzystania z  KSeF, firmy dostarczające oprogramowanie będą przygotowane, by zaoferować swoim klientom zintegrowane narzędzia do obsługi fakturowania.

Przykładem jest program do zarządzania warsztatem samochodowym Integra 7. System powstał głównie w celu usprawnienia procedur przyjmowania pojazdów do warsztatów oraz dokonywania napraw, ale ma także szereg dodatkowych funkcji. Jedną z nich stanie się obsługa KSeF, dzięki czemu korzystający z Integry pracownicy warsztatów nie będą musieli instalować dodatkowych programów ani uczyć się ich obsługi.

Jak będzie wyglądała obsługa KSeF w programie warsztatowym?

– Nasz program Integra 7 obsługuje KSeF w zakresie wystawiania faktur VAT, VAT-marża, faktur w walucie obcej, a także zaliczkowych i unijnych. Jeżeli wystawimy jedną z takich faktur w naszym programie, zostaną one wyeksportowane do KSeF bez konieczności logowania się w zewnętrznym serwisie czy wykonywania jakichkolwiek dodatkowych czynności. – mówi Kacper Mioduszewski z firmy Integra.

Aby móc połączyć swój program warsztatowy z KSeF, konieczne jest jednak uprzednie dokonanie autoryzacji. Istnieją dwie metody przeprowadzenia tego procesu. Pierwsza to uzyskanie certyfikatu kwalifikowanego, które jest nieco bardziej czasochłonne niż metoda druga, czyli wyrobienie tokenu. Aby to zrobić wystarczy wejść na swój profil w Krajowym Systemie e-Faktur, wygenerować tam token, skopiować go i wkleić w programie.

Dlaczego korzystanie z KSeFu poprzez program służący do zarządzania warsztatem może być wygodniejsze? Przede wszystkim ze względu na możliwość obsługi wszystkich procesów (wycen napraw, zamówień czy zwrotów części) w jednym miejscu. Dodatkowo możemy liczyć na dodatkowe funkcje, upraszczające wystawianie i wysyłanie faktur. Przykładowo w programie Integra 7 możliwe jest wystawienie faktury bez jej natychmiastowej wysyłki do KSeF. Umożliwia to późniejsze sprawdzenie faktury (np. na koniec dnia pracy) i ewentualne wprowadzenie poprawek przed wysyłką bez konieczności wystawiania korekty faktury. W programie można także nadać odpowiednie uprawnienia jego użytkownikom, jeżeli nie chcemy, by każda z obsługujących go osób mogła sporządzać i wysyłać faktury.

Korzystanie z programu pozwala także zabezpieczyć płynność swojej działalności na wypadek awarii systemu KSeF. Kiedy nie będzie on czynny, otrzymamy informację na ten temat od programu, ale mimo to będziemy mogli wystawić fakturę. Zostanie ona przesłana zgodnie z naszą wolą, kiedy sprawność systemu zostanie przywrócona.

Dla firm, które mimo odgórnych zmian będą chciały zachować możliwość wydruku faktur (np. jako dokumentu potwierdzającego dla klienta), w programie Integra 7 dostępna będzie taka opcja. Wydrukowana faktura będzie zawierała także kod QR, który pozwoli na szybkie sprawdzenie jej wersji cyfrowej w KSeF. Program posiada także dodatkową funkcję polegającą na sprawdzaniu treści faktur pod kątem wszystkich wymaganych przez KSeF elementów. Dzięki funkcji niemożliwe stanie się wysłanie faktury niekompletnej.

Co zrobić, by przygotować się do KSeF?

– Najlepszym rozwiązaniem dla firm, które chcą już teraz przygotować się na KSeF i sprawdzić jak będzie wyglądała obsługa systemu jest skorzystanie z programu Integra 7, po uprzednim wygenerowaniu tokena na stronie Ministerstwa, a następnie sprawdzenie funkcji związanych z fakturami. Już teraz, pracując w środowisku testowym, można sprawdzić, jak dokumenty będą eksportowane, zdecydować czy dla naszej firmy lepszym rozwiązaniem będzie automatyczna czy manualna wysyłka faktur, zapoznać się z tym, jak będą wyglądały zwrotne informacje, przychodzące z KSeFu. Można także sprawdzić jak wygląda przyznawanie uprawnień użytkownikom systemu itd. Warto przygotować się wcześniej, choć trzeba także pamiętać o tym, że w systemie mogą zajść jeszcze zmiany – o które nasz program będzie aktualizowany. – podsumowuje Kacper Mioduszewski z firmy Integra.