Każda kasa rejestrująca posiada moduł fiskalny, w którym odnotowywane są raporty dobowe wykonane przez użytkownika. Zgodnie z przepisami, jego pojemność musi wynosić co najmniej 1 830 rekordów i zazwyczaj tyle oferują urządzenia dostępne na polskim rynku. Co jednak zrobić w sytuacji, gdy zbliża się moment zapełnienia modułu fiskalnego?

Właściciel urządzenia ma kilka możliwości, lecz z podjęciem decyzji nie należy czekać do ostatniego dnia. Przy założeniu, że sprzedaż jest prowadzona codziennie, 1 830 raportów dobowych to liczba pozwalająca na pracę przez 5 lat. Jeżeli jednak moduł fiskalny kasy zbliża się ku końcowi, a właściciel warsztatu lub punktu wulkanizacji zamierza kontynuować obsługę klientów indywidualnych, niezbędne będzie podjęcie odpowiednich kroków. W takich okolicznościach można albo kupić nowe urządzenie albo zlecić wymianę modułu w starym. Decyzję najlepiej podjąć 30-60 dni przed wyczerpaniem dostępnej pamięci. Co więcej, warto zdawać sobie sprawę z jej konsekwencji.

Wymiana modułu fiskalnego w kasie rejestrującej

Zgodnie z przepisami, zanim w kasie zostanie wymieniony moduł fiskalny, jej właściciel powinien dopilnować szeregu formalności. Przejście przez wszystkie procedury może zająć od kilku dni do nawet 3-4 tygodni i będzie się wiązało z kosztami – około kilkuset złotych.

– „Szczegółowe informacje, dotyczące postępowania przy wymianie modułu, zostały opisane w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. Można tam m.in. wyczytać, że niezbędne jest odczytanie dotychczasowej pamięci fiskalnej kasy oraz wyrejestrowanie urządzenia z ewidencji prowadzonej przez Urząd Skarbowy” – wyjaśnia Artur Foss, ekspert Polskiego Centrum Kas Fiskalnych.

Jeśli mechanik nie używa drugiego urządzenia lub nie posiada kasy rezerwowej, na czas wymiany modułu będzie musiał zawiesić obsługiwanie klientów indywidualnych. Warto również pamiętać o tym, że wymiana modułu nastąpi w urządzeniu, które było eksploatowane przez co najmniej 5 lat. W przypadku części kas, ślady wieloletniego użytkowania będą widoczne bardzo wyraźnie.

– „Nie można zapomnieć o tym, że cała procedura zobliguje do ponownego przejścia przez obowiązki związane z instalacją urządzenia. Kasę z nowym modułem również trzeba zgłosić do Urzędu Skarbowego oraz zafiskalizować” – dodaje Artur Foss.

Zakup nowego urządzenia. Co zrobić ze starym?

W sytuacji zbliżającego się terminu zapełnienia modułu fiskalnego, wielu przedsiębiorców decyduje się na zakup nowego urządzenia. Jest kilka argumentów, które przemawiają za takim rozwiązaniem. Po pierwsze, można kupić kasę nowszej generacji, oferującą dodatkowe funkcje. Po drugie, urządzenie będzie objęte gwarancją i niewyeksploatowane. Po trzecie, z dotychczas użytkowanego rozwiązania technologicznego można uczynić kasę rezerwową.

– „Wystarczy zaprzestać prowadzenia sprzedaży i wykonywania raportów dobowych, przy użyciu starego urządzenia, około 30 dni przed wyczerpaniem modułu fiskalnego. Jeśli w tym momencie podatnik zacznie korzystać z nowej kasy, poprzednia może pełnić funkcję rezerwowej. Wtedy do dyspozycji użytkownika zawsze będzie dodatkowe, zafiskalizowane urządzenie, które umożliwi prowadzenie sprzedaży przez kilkadziesiąt dni. Pozwoli to na zabezpieczenie interesów warsztatu lub punktu wulkanizacji, np. w przypadku awarii kasy stosowanej na co dzień” – tłumaczy ekspert PCKF.

Przedsiębiorca ma oczywiście możliwość zakupienia nowego urządzenia oraz „zamknięcia” starego (zlecając odczyt jego pamięci fiskalnej). Mogą za tym przemawiać koszty. Jeśli bowiem w firmie funkcjonują 2 kasy, podstawowa oraz rezerwowa, obydwie muszą być zgłaszane do obowiązkowych przeglądów technicznych nie rzadziej niż co 2 lata. Jak zaplanować tę procedurę?

– „Aby uniknąć przerw w sprzedaży, najlepiej kupić, zgłosić do Urzędu Skarbowego i zafiskalizować nowe urządzenie z odpowiednim wyprzedzeniem. Wtedy podatnik będzie mógł w każdej chwili rozpocząć rejestrowanie obrotu przy jego użyciu. Następnie, kiedy moduł zostanie zapełniony, można zlecić odczyt pamięci w starej kasie. Wniosek w tej sprawie trzeba złożyć do Urzędu Skarbowego w terminie 7 dni, licząc od daty, w której urządzenie zakończyło pracę w trybie fiskalnym” – zaznacza Artur Foss.