Przeznaczeniem urządzenia fiskalnego jest ewidencjonowanie sprzedaży prowadzonej na rzecz klientów indywidualnych. Warto jednak podkreślić, że przy użyciu kasy nie da się usunąć zarejestrowanej transakcji. Zarówno w przypadku pomyłek na paragonach, jak i zwrotów oraz reklamacji, należy prowadzić oddzielną ewidencję, w której znajdą się odpowiednio sporządzone wpisy.

Do prowadzenia wspomnianej dokumentacji zobowiązało przedsiębiorców Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. W przepisach znajdują się również zalecenia dotyczące tego, jakie informacje powinny zawierać poszczególne wpisy. Do czego jednak należy wykorzystać ewidencję oczywistych pomyłek oraz ewidencję zwrotów i reklamacji?

– „Dokumentacja poświadczająca te kwestie musi zostać użyta do ujęcia korekty sprzedaży w dokumentacji rachunkowej warsztatu lub punktu wulkanizacji, np. w KPiR, czyli księdze przychodów i rozchodów” – wskazuje ekspert Polskiego Centrum Kas Fiskalnych, Artur Foss.

Co zrobić z ewidentnym błędem na paragonie?

Obowiązujące w Polsce przepisy fiskalne umożliwiają przedsiębiorcy dokonanie korekty błędnie wystawionego paragonu. Droga do tego nie jest jednak zbyt prosta, gdyż samo urządzenie rejestrujące sprzedaż nie pozwala na wycofanie transakcji. Potwierdzenie zapłaty, w którym znajdą się nieprawidłowe dane, np. błędna kwota lub niepoprawna liczba towarów bądź usług, trzeba zawrzeć w ewidencji oczywistych pomyłek.

Rozporządzenie MF nie określa formy, w jakiej przedsiębiorca powinien prowadzić tego typu dokumentację. Można do tego wykorzystać zarówno zwykły zeszyt, jak i segregator lub teczkę. W przepisach nie ma również żadnej wzmianki o tym, aby dla każdej ze stosowanych kas wyodrębnić oddzielną dokumentację. Forma prowadzenia ewidencji oczywistych pomyłek zależy od właściciela firmy. Tym niemniej, zadbanie o porządek w tej dokumentacji, np. poprzez opatrzenie zeszytu danymi dotyczącymi przedsiębiorstwa, czy też przeznaczenie oddzielnego segregatora dla poszczególnych urządzeń fiskalnych, ułatwi późniejsze rozliczenie pomyłek.

Regulacje prawne wyjaśniają jednak, jak powinny wyglądać adnotacje umieszczane w ewidencji błędów:

– „W każdym wpisie należy zawrzeć informację o wartości sprzedaży brutto i podatku należnego nieprawidłowo zarejestrowanej transakcji oraz krótki opis przyczyn i okoliczności wystąpienia pomyłki. Do adnotacji trzeba też dołączyć oryginał paragonu z oczywistym błędem” – tłumaczy Foss.

Nie można również zapomnieć o wystawieniu potwierdzenia zapłaty z prawidłowymi danymi. Do tego bowiem zobowiązuje ustawa o podatku od towarów i usług, zgodnie z którą każda sprzedaż na rzecz osoby fizycznej, w sytuacji korzystania z urządzenia fiskalnego, powinna być poświadczona poprawnym paragonem.

Zwroty towarów oraz reklamacje produktów lub usług

W odrębnej ewidencji należy również umieszczać wpisy dotyczące zwrotów produktów oraz reklamacji towarów bądź usług, które wiążą się z koniecznością oddania części lub całej kwoty. Podobnie jak w przypadku błędów na paragonach, do stworzenia tego typu dokumentacji można wykorzystać zeszyt, segregator albo teczkę. W zadbaniu o porządek w danych pomoże umieszczenie w ewidencji zwrotów i reklamacji informacji dotyczących warsztatu lub punktu wulkanizacji – nazwa działalności, jej NIP oraz adres. Poza tym, jeśli przedsiębiorstwo korzysta z więcej niż jednej kasy fiskalnej, warto wyodrębnić oddzielną dokumentację dla każdego z urządzeń.

Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku szczegółowo wyjaśnia, jakie informacje powinny się znaleźć we wpisach do ewidencji zwrotów i reklamacji.

– „Każdy wpis do dokumentacji musi zawierać datę sprzedaży, nazwę towaru lub usługi, która umożliwi jednoznaczną identyfikację, termin dokonania zwrotu bądź reklamacji, wartość brutto oddanego produktu i wysokość należnego podatku, zwracaną kwotę oraz wynikający z niej należny podatek. Do adnotacji trzeba także dołączyć dokument potwierdzający transakcję oraz protokół przyjęcia zwrotu albo reklamacji z podpisami sprzedawcy i nabywcy” – wyjaśnia ekspert PCKF.