W większości przypadków awaria kasy rejestrującej sprzedaż oznacza konieczność przerwania pracy. Prowadzenie handlu wymaga bowiem poświadczania każdej transakcji paragonem fiskalnym, a klient powinien otrzymać potwierdzenie zapłaty w momencie nabycia towaru lub usługi. Rozwiązaniem w takiej sytuacji może okazać się kasa rezerwowa.

Obowiązujące prawo nie wymaga od przedsiębiorcy posiadania dodatkowego urządzenia fiskalnego. Decyzja o jego zakupie należy do właściciela firmy. Tym niemniej, art. 111 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług mówi jasno: „Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży”.

Koszt rezerwowej kasy fiskalnej

Za rezerwowe urządzenie należy zapłacić tak samo, jak za to wykorzystywane w codziennej pracy. Oznacza to, że automatycznie zwiększą się koszty związane z rozpoczęciem ewidencji przy użyciu kasy fiskalnej. Niemniej jednak, także w tym przypadku przedsiębiorcy przysługuje ulga.

– „Refundacja 90% wydanej kwoty obejmie wszystkie zakupione urządzenia. Jeżeli podatnik zdecyduje się rozpocząć ewidencję przy użyciu jednej kasy, a druga będzie pełniła rolę rezerwowej, do każdej z nich przysługuje mu zwrot maksymalnie 700 zł. W takiej sytuacji ulga może wynieść nawet 1 400 zł. Trzeba jednak pamiętać o tym, że obydwa urządzenia muszą zostać zgłoszone do Urzędu Skarbowego i zafiskalizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami” – wyjaśnia Artur Foss, ekspert Polskiego Centrum Kas Fiskalnych.

Warto podkreślić, że nie ma obowiązku zakupu dwóch identycznych modeli. Kasa stosowana każdego dnia może reprezentować wyższy standard i oferować więcej funkcji, natomiast jeśli ulegnie awarii, przez pewien czas z powodzeniem zastąpi ją prostsze i tańsze urządzenie.

Czy warto kupić dodatkowe urządzenie?

Decyzję o zakupie rezerwowej kasy fiskalnej warto poprzedzić rozważeniem wszystkich „za” i „przeciw”. Kluczowym pytaniem jest: czy dodatkowe urządzenie wpłynie na ochronę interesów firmy? Duże znaczenie powinno mieć to, ilu klientów obsługuje warsztat, a także rodzaj działalności mechanika – stacjonarny lub mobilny.

– „Jeżeli przedsiębiorstwo nie wykonuje każdego dnia wielu usług, przerwa w pracy nie musi istotnie zaważyć na wysokości obrotu. Jeśli natomiast warsztat obsługuje liczną grupę klientów, a handel jest w nim prowadzony bez przerwy, kasa rezerwowa może uchronić przed znacznymi stratami finansowymi. Należy pamiętać o tym, że niekiedy naprawa urządzenia potrafi zająć nawet kilka dni lub tygodni” – wskazuje Foss.

Jak korzystać z rezerwowego urządzenia?

Rezerwowa kasa fiskalna, podobnie jak urządzenie podstawowe, musi zostać wpisana do zgłoszenia przedinstalacyjnego do Urzędu Skarbowego oraz zafiskalizowana. Pierwsza z wymienionych czynności będzie niezbędna do późniejszego skorzystania z refundacji części kosztów. O fiskalizacji trzeba również poinformować naczelnika właściwego US – w terminie 7 dni od daty wprowadzenia w tryb fiskalny. Co więcej, nie rzadziej niż co dwa lata obydwie kasy należy zgłaszać do obowiązkowych przeglądów technicznych.

Urządzenie rezerwowe będzie do dyspozycji przedsiębiorcy w każdej chwili. Jeżeli tylko zajdzie taka potrzeb, wystarczy zamontować w nim rolkę papieru i włączyć. Stosowanie kasy zawsze jednak wiąże się z koniecznością przestrzegania określonych w przepisach procedur i również w tej sytuacji nie można o tym zapomnieć.

– „Rejestrowanie obrotu przy użyciu urządzenia fiskalnego wymaga m.in. wykonywania raportów dobowych i miesięcznych. Ponadto, obowiązkiem podatnika jest przechowywanie kopii wystawionych potwierdzeń zapłaty – w formie elektronicznej lub papierowej – oraz poprawnie wypełnionej książki serwisowej kasy” – podkreśla ekspert PCKF.