Jednym z najważniejszych, a zarazem najtrudniejszych wyzwań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej jest zabezpieczenie uzyskania zapłaty za wykonaną pracę lub dostarczony towar. Dotyczy to każdego rodzaju działalności, nie wyłączając prowadzenia warsztatu obsługi pojazdów.

Plagą naszej rzeczywistości gospodarczej jest fakt, iż coraz częściej spotykamy się z koniecznością „mobilizowania” kontrahentów do terminowego regulowania należności. Czasem wystarczy jeden telefon, żeby nasz klient przypomniał sobie o „przypadkowo” pozostawionej w samochodzie fakturze, jednak nierzadko musimy skorzystać z przymusowego wyegzekwowania należności. Aby zminimalizować ryzyko warto pamiętać o kilku prostych zasadach i dokonać pewnych niekłopotliwych czynności w zakresie udokumentowania warunków zlecenia i jego realizacji.

Po pierwsze warto zawrzeć umowę ze stałymi klientami, a zdecydowanie trzeba to zrobić w sytuacji, gdy taki klient otrzymuje od nas rachunki z odroczonym terminem płatności. W umowie takiej należy co najmniej określić jej strony, warunki realizacji zleceń, sposób dokonywania rozliczeń oraz wszelkie inne zagadnienia, które strony uważają za istotne.

Z myślą o kliencie, który nie jest stałym kontrahentem naszego warsztatu, warto rozważyć potrzebę wprowadzenia regulaminu świadczenia usług. W regulaminie będzie można zamieścić nie tylko takie informacje jak nasze godziny pracy, lecz również przykładowo: zasady bezpieczeństwa obowiązujące osoby przebywające w hali warsztatowej oraz na terenie całego obiektu, zakres odpowiedzialności za pozostawiony pojazd, sposób dokonywania rozliczeń z klientem oraz wszelkie inne kwestie, które uznamy za ważne.

Niezależnie od tego, czy usługę będziemy wykonywać na rzecz stałego kontrahenta, z którym mamy podpisaną umowę, czy też klienta, który jest u nas po raz pierwszy, warto sporządzić dokument zlecenia, w którym wpiszemy dane osoby, która daje zlecenie (w przypadku osób fizycznych z uwzględnieniem jej numeru PESEL oraz adresu zamieszkania), dane pojazdu i jego właściciela oraz zakres zamówionej usługi. O ile to możliwe, warto wpisać szacunkowy koszt naprawy oraz orientacyjny termin odbioru pojazdu. Oczywiście niezbędne będzie podpisanie zlecenia przez klienta.

W opisywanym dokumencie może okazać się przydatne pozostawienie miejsca na ewentualne notatki. Będzie można w nim wpisać choćby adnotację o uzgodnionym rozszerzeniu zakresu naprawy lub wzmiankę o poinformowaniu klienta o potrzebie dokonania napraw towarzyszących.
Warto upewnić się, że w zleceniu wskazaliśmy termin płatności (np.: płatność przy odbiorze) lub powołaliśmy się na postanowienia umowy albo regulaminu świadczenia usług.

Po udanej naprawie, wystawiając rachunek lub fakturę pamiętajmy o tym, że klient powinien go zaakceptować składając na nim własnoręczny podpis, nawet wówczas, gdy otrzymaliśmy zapłatę w gotówce w chwili wydania pojazdu.

Wprowadzenie powyższych zasad prawdopodobnie nie uchroni nas całkowicie przed sytuacjami, kiedy klienci zwlekają z zapłatą za wykonaną usługę. Jednak z pewnością ułatwi ostateczne wyegzekwowanie należności. Co więcej, może mieć również istotne znaczenie w kwestiach roszczeń związanych z rękojmią za wykonaną naprawę, ale to już jest zagadnienie na oddzielną publikację.

Adam Krupa – doradca prawny z firmy Legal & Strategic Support Team.

Kontakt mailowy: info@lsst.pl