Mimo trwającej wojny, rynek części i napraw samochodowych na Ukrainie musi funkcjonować. Dystrybutorzy, którzy kontynuują tam swoją działalność borykają się z problemami dotąd niespotykanymi. Zachęcamy do przeczytania wywiadu, udzielonego przez Olega Varvarskyiego, CEO ukraińskiego oddziału firmy ELIT – jednego z wiodących dystrybutorów części na tamtym rynku.

Wywiad ukazał się na łamach czasopisma korporacyjnego ELIT Magazine na Ukrainie. Przeprowadził go Dmytro Motuz. Całość wywiadu w języku ukraińskim jest dostępna TUTAJ. Poniżej przedstawiamy przetłumaczone na język polski fragmenty.

Czy biorąc pod uwagę zapowiedzi dotyczące wybuchu wojny, pojawiające się przed 24 lutego, firma podjęła środki ostrożności przed dalszym rozwojem wydarzeń?

Oleg Varvarskyi, dyrektor generalny ELIT-Ukraine LLC: Przed rozpoczęciem wojny przygotowaliśmy strategię ochrony kluczowych zasobów i personelu, ale do ostatniego dnia mieliśmy nadzieję, że wojna się nie rozpocznie. Pomimo tego, że taka strategia została przygotowana, jej wdrożenie było dość trudne, ponieważ w rzeczywistości doszło do najgorszego scenariusza i operacje wojskowe, w takiej czy innej formie, rozpoczęły się niemal na całej Ukrainie.

Jakie były najbardziej nieprzewidziane trudności, jakie napotkaliście w związku z wojną?

Było wiele problemów, bo nigdy nie byliśmy w takiej sytuacji. ATO (Antyterrorystyczna Operacja na wschodzie Ukrainy, przyp. red.) rozpoczęło się w 2014 r., Covid-19 w 2020 r., ale to wszystko nie ma porównania z tym, co wydarzyło się w lutym tego roku. Po pierwsze, istniało zagrożenie życia naszych pracowników. Ponadto w pierwszych dniach wojny zaobserwowaliśmy znaczny spadek obrotów, co zmusiło nas do skoncentrowania się na zabezpieczeniu wystarczających środków na wypłaty wynagrodzeń.

Ruch autostradami był bardzo skomplikowany ze względu na masową migrację ludności i liczne blokady dróg. W ogóle nie było dostaw towarów. Był też problem z komunikacją. W pierwszych dniach wojny pojawiły się pewne trudności w zebraniu zespołu i odbyciu spotkania. Kierownictwo najwyższego szczebla zbierało się codziennie od początku wojny, ale ze względu na ciągły ostrzał, także w Kijowie, niektórzy ukrywali się w magazynach, piwnicach, nie wszędzie tam był dostępny Internet.

Pojawiły się problemy z wymianą dokumentów z kontrahentami – wielu po prostu nie pracowało. W pewnym momencie okazało się, że nie ma kto serwisować sprzętu komputerowego, ale zespół IT znalazł rozwiązanie i przywrócił procesy z tym związane.

Jakie podstawowe zasady i podejście antykryzysowe zaczęliście stosować w czasie wojny? 

Pierwsza zasada to szybkość podejmowania decyzji. W warunkach wojny niedopuszczalne było spędzanie dni na podejmowaniu decyzji według zwykłej procedury. W związku z tym najwyższe kierownictwo spotykało się codziennie, decyzje podejmowane były na miejscu według skróconych uzgodnień. Druga zasada to elastyczność w podejmowaniu decyzji, która pomogła nam znaleźć rozwiązanie umożliwiające uruchomienie dostaw produktów w warunkach, gdy magazyn centralny nie działał. Pomogło nam to również szybko zatrudnić pracowników po ponownym otwarciu magazynu centralnego.

Koniecznością okazało się zapewnienie większej swobody w podejmowaniu decyzji zespołom w terenie. To lokalne zespoły decydowały o tym, czy otworzyć dany oddział, a także o swoim harmonogramie pracy. Dodatkowo bardzo pomogła nam umiejętność pracy online nabyta podczas epidemii Covid-19 oraz elektroniczne zarządzanie dokumentami. Dzięki temu byliśmy w stanie zarządzać firmą pomimo tego, że większość pracowników centrali znajdowała się w zupełnie innych lokalizacjach. Ktoś był w kraju pod Kijowem, ktoś na zachodzie Ukrainy, ktoś w Polsce, a nawet w Stanach Zjednoczonych.

Jakie wsparcie dla pracowników zapewniła Wasza firma?

Poprosiliśmy naszych pracowników, aby nie szli do pracy i nie próbowali ratować mienia firmy, jeśli jest to niebezpieczne. Dla pracowników, którzy przemieszczali się po Ukrainie lub wyjechali za granicę, uruchomiono czat grupowy. Czat zawierał przydatne informacje na temat sytuacji na autostradach i przejściach granicznych. Za pośrednictwem tego kanału pracownicy mogliby poprosić o pomoc w zakwaterowaniu lub przeniesieniu, a inni udzieliliby takiej pomocy. Był to absolutnie bezprecedensowy przykład solidarności i wzajemnej pomocy między kolegami.

Pomimo znacznego spadku sprzedaży nadal wypłacaliśmy pensje w całości. Pracownicy, którzy zostali zmuszeni do odejścia z pracy lub opuścili swoje domy, otrzymywali odszkodowanie za przestój. Część pracowników przenieśliśmy również do pracy w innych oddziałach, głównie w centralnej i zachodniej Ukrainie.

Jakie zmiany w organizacji sieci dystrybucyjnej nastąpiły po wybuchu wojny?

Przed wojną sieć ELIT-Ukraina miała 45 oddziałów. Po wybuchu wojny z powodu utraty niektórych terytoriów lub działań wojennych w bezpośrednim sąsiedztwie zostaliśmy zmuszeni do zamknięcia 7 oddziałów. Dlatego dziś mamy 38 oddziałów. Niestety jeden z nich został doszczętnie zniszczony – to filia w Mariupolu. Jednak są też pozytywne wiadomości. Oddział w Czernihowie przeniósł się do nowej siedziby. Proces rozpoczął się jeszcze przed wybuchem wojny. Do 23 lutego główne prace związane z przygotowaniem i wyposażeniem lokalu zostały prawie zakończone, ale z początkiem wojny przeprowadzka została wstrzymana. Po ustabilizowaniu się sytuacji udało się ją wykonać i zaczęliśmy obsługiwać klientów pod nowym adresem.

Jaka była najtrudniejsza związana z wojną, którą musiałeś podjąć Ty lub kierownictwo firmy?

Prawdopodobnie najtrudniejszą decyzją była redukcja personelu. Nie robiliśmy tego przez trzy miesiące, bo mieliśmy nadzieję, że oddziały wznowią pracę. Jednak pod koniec maja stało się jasne, że wojna potrwa długo, więc podjęto decyzję o redukcji personelu i wypłatę odszkodowań. To była bezprecedensowa decyzja dla firmy, ponieważ od 2012 roku nikogo nie zwalnialiśmy. Jednak wraz z ponownym otwarciem oddziałów zaprosiliśmy kilku byłych kolegów do ponownego dołączenia do naszego zespołu i dalszej pracy dla firmy.

Bez względu na to, jak paradoksalnie to brzmi zapytam, jakie nowe możliwości otworzyły się przed Waszą firmą w obecnej sytuacji?

Kryzys jest zawsze także szansą. Na początku wojny niektórzy dystrybutorzy znacznie ograniczyli lub całkowicie zaprzestali działalności. My nie przestaliśmy służyć naszym klientom wszędzie tam, gdzie było to możliwe. Byliśmy jednym z pierwszych dystrybutorów, którzy wznowili działalność. Co więcej, na początku głównym celem nie było przywracanie biznesu. Było nim zaspokojenie potrzeb naszych stałych klientów i licznych właścicieli samochodów, ponieważ przez terytorium Ukrainy nastąpiła ogromna migracja i ludzie potrzebowali części zamiennych, olejów i innych rzeczy. Naszym głównym zadaniem była pomoc tym osobom z towarami z naszego istniejącego asortymentu, a także pomoc Siłom Zbrojnym, Teroborun, policji i innym strukturom państwowym. Drugą szansą, która niespodziewanie się przed nami otworzyła jest wprowadzenie przez Narodowy Bank Ukrainy polityki sztywnego kursu walutowego i ograniczeń walutowych. Decyzje te korzystniej wpłynęły na transparentność biznesu.

Obecnie trudno mówić o jakiejkolwiek strategii długoterminowej, ale z drugiej strony firma musi mieć jakieś założenia i cele. Jak wyglądają one w przypadku ELIT-Ukraina?

Nasze plany są przede wszystkim skoncentrowane na osiągnięciu dwóch głównych celów. Pierwszym z nich jest zapewnienie przedwojennego poziomu usług dla naszych klientów na tych terytoriach, na których jest to możliwe ze względów bezpieczeństwa. Drugim jest utrzymanie zespołu i zapewnienie przyzwoitego poziomu płac i warunków pracy. Kontynuujemy również aktywną pracę nad projektami, które rozpoczęliśmy jeszcze przed wojną – wprowadzeniem nowego katalogu elektronicznego i digitalizacją firmy.