Kontrole często kojarzą się ze stresem i niepotrzebnymi nerwami, bo nawet prowadząc biznes z poszanowaniem przepisów prawa, często występuje ryzyko niedopatrzenia czy niewiedzy w danym obszarze. O tym jak należy przygotować się do kontroli środowiskowej, kiedy można się jej spodziewać czy jaki jest czas jej trwania mówi Damian Ciszkowski, Manager z Partslife Polska.

Kiedy może być przeprowadzona kontrola?

Damian Ciszkowski: Inspekcja Ochrony Środowiska prowadzi kontrole planowe i pozaplanowe. Pierwsze zleca się uwzględniając potrzebę zapewnienia systematycznej oceny zagrożeń życia i zdrowia ludzi oraz środowiska, a następnie ustala w planach kontroli. Do kontroli pozaplanowych zalicza się z kolei kontrole interwencyjne i przeprowadzane na wniosek organów administracji publicznej lub podmiotów, o ile przepisy szczególne przewidują możliwość występowania z takim wnioskiem.

Czym są zatem kontrole interwencyjne?

Przez kontrole interwencyjne rozumie się te przeprowadzane w związku z rozpatrywaniem skarg i interwencji dotyczących zanieczyszczenia środowiska lub podejrzenia wystąpienia takiego zanieczyszczenia, wystąpienia poważnych awarii lub w celu przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia.

Kto podlega cyklicznym kontrolom planowym?

Do kontroli planowych trafiają podmioty, w których przeprowadzenie kontroli w danym roku wynika wprost z przepisów prawa, np. wymagane jest przeprowadzanie corocznych kontroli
w jakimś zakresie. Dotyczy to zazwyczaj największych przedsiębiorców, korzystających szczególnie ze środowiska lub odpowiadających za jego stan (ciepłownie, elektrownie, oczyszczalnie, przetwarzający odpady, zakłady wysokie ryzyka awarii przemysłowej). Można uznać, że jest to rodzaj kontroli prewencyjnych i cyklicznych. Do planu kontroli mogą również trafić przedsiębiorcy, którzy niedawno uzyskali pozwolenia w zakresie ochrony środowiska, przedsiębiorcy kontrolowani w latach poprzednich, zwłaszcza w sytuacji stwierdzenia poważniejszych naruszeń oraz przedsiębiorstwa podlegające pod różnego rodzaju cykle kontrolne, wynikające wprost z przepisów prawa lub innych zobowiązań organów kontrolnych.

Bio Service kompleksowo zajmuje się zarządzaniem odpadami warsztatowymi, w tym odbiorem i pomocą w formalnościach: DOŁĄCZ DO BIO SERVICE

A kontrole interwencyjne?

Kontrole, które wynikają głównie z „podejrzenia” można zakwalifikować do kontroli interwencyjnych. Zazwyczaj są one przeprowadzane w ramach rozpatrzenia wniosku
o interwencję, w którym osoba interweniująca wskazuje na możliwość popełnienia przez przedsiębiorstwa naruszenia przepisów ochrony środowiska.

Do kontroli pozaplanowych przedsiębiorców nie stosuje się części przepisów ustawy z dnia
6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, co oznacza, że są one niezapowiedziane, nie są ograniczone terminem trwania i mogą być podejmowane w sytuacji, gdy u danego przedsiębiorcy trwa kontrola innego organu.

Jak wygląda przeprowadzenie kontroli?

Kontrole planowe, co do zasady, są zapowiadane przez organ kontrolny poprzez przekazanie przedsiębiorcy zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Organ kontrolny może podjąć działania nie wcześniej niż 7 dni od daty otrzymania zawiadomienia i nie później niż 30 dni od daty otrzymania zawiadomienia. Natomiast ustawodawca umożliwił organom kontrolnym przeprowadzenie czynności związanych z pobieraniem próbek i dokonywaniem oględzin, w tym pojazdów, lub dokonywaniem pomiarów przed upływem terminu 7 dni. Te czynności nie mogą dotyczyć treści dokumentów i muszą być przeprowadzone w przeciągu jednego dnia oraz musi z nich powstać odpowiedni protokół m.in. protokół z oględzin, z pomiarów lub pobrania próbek.

Jak długo trwa kontrola?

W przypadku kontroli planowych, czas trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym jest ściśle powiązany z wielkością przedsiębiorcy i został określony przez ustawodawcę w art. 55 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.

Ustawodawca przewidział następujący maksymalny czas trwania kontroli, tj.:

• dla mikroprzedsiębiorców – maksymalnie 12 dni roboczych;
• dla małych przedsiębiorców – maksymalnie 18 dni roboczych;
• dla średnich przedsiębiorców – maksymalnie 24 dni robocze;
• dla pozostałych przedsiębiorców – maksymalnie 48 dni roboczych.

Wielkość przedsiębiorców wynika z liczby zatrudnianych pracowników oraz rocznego obrotu przedsiębiorstwa.

Czy są jakieś odstępstwa od tych zasad?

Tak, mamy szereg wyłączeń skutkujących niestosowaniem przepisu dotyczącego czasu trwania kontroli w zakresie kontroli wykonywanych przez Inspekcję Ochrony Środowiska, m.in.:

• przeprowadzanie kontroli uzasadnione jest bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska;
• wobec przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie zbierania, przetwarzania zużytego sprzętu, recyklingu lub innych niż recykling procesów odzysku odpadów powstałych ze zużytego sprzętu;
• do kontroli prowadzonej w toku postępowania wszczętego na wniosek przedsiębiorcy;
• do kontroli prowadzonych w wyniku zawiadomienia, wezwania, zgłoszenia lub innej podobnej czynności dokonanej przez przedsiębiorcę we własnej sprawie;
• do kontroli prowadzonej na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 1991 r. o Inspekcji Ochrony Środowiska w zakresie gospodarki odpadami.

Wyłączeń jest więc całkiem sporo

W powyższych przypadkach kontrola interwencyjna nie ma ściśle określonego czasu trwania wynikającego wprost z przepisów prawa, a jest określana przez organ kontrolny. Czasami krótki czas trwania kontroli nie zawsze jest pozytywny dla przedsiębiorcy, ponieważ nie daje możliwości do podjęcia działań naprawczych, natomiast często w swojej praktyce miałem sytuacje, że przed zakończeniem czynności kontrolnych przedsiębiorca podejmował działania i starał się zniwelować naruszenia lub podjąć działania, które miały do tego doprowadzić, co również było odnotowywane w protokole kontroli.

Co powinien zawierać protokół pokontrolny?

Zasadniczo w przepisach prawnych nie jest wprost określone, co dany protokół kontroli powinien zawierać oraz jak powinien wyglądać. Wygląd protokołu kontroli jaki jest tworzony przez inspektorów ochrony środowiska i pewne wytyczne do jego tworzenia zostały określone przez Głównego Inspektora Ochrony Środowiska, które mają swoje odzwierciedlenie w Internetowym Systemie Wspomagania Kontroli. Zwykle protokół zawiera indywidualny numer kontroli, znak kontroli, datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, oznaczenie organu, który wykonywał kontrolę, informację o podmiocie, u którego było wykonywania kontrola i miejscu kontroli, celach kontroli oraz informację o osobach wykonujących kontrolę.

Dodatkowo protokół kontroli zawiera ustalenia kontroli, na które składa się opis stanu faktycznego, analiza przestrzegania przepisów ochrony środowiska oraz stwierdzone w toku czynności kontroli naruszenia przepisów ochrony środowiska i zastosowane sankcję oraz podpisy inspektorów i przedstawiciela kontrolowanego podmiotu. Protokół kontroli może również zawierać wyjaśnienia strony kontrolowanej. Załączniki dołączone do protokołu kontroli i wymienione w nim stają się również elementem protokołu kontroli.

Jakie są możliwe kary?

Spektrum możliwych do zastosowania kar jest bardzo szerokie, tak samo jak szerokie jest zagadnienie przepisów ochrony środowiska. Zasadniczo, za każdym obowiązkiem nałożonym na przedsiębiorców w tym zakresie idzie również szereg kar i sankcji. Do najprostszych należą te, które są nakładane za popełnione wykroczenia wobec przepisów ochrony środowiska, za które inspektor ochrony środowiska może nałożyć sankcję w drodze postępowania mandatowego. Sprowadza się to do nałożenia na osobę odpowiedzialną za dane wykroczenie, mandatu karnego w wysokości do 500 zł lub udzielenia takiej osobie pouczenia.

Czy kontroler może ukarać wyłącznie mandatem lub pouczeniem?

Nie za wszystkie wykroczenia i nieprawidłowości możliwe jest nałożenie sankcji w postaci postępowania mandatowego, a część wykroczeń oznacza wszczęcie przez organ kontrolujący postępowania administracyjnego w celu nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na danego przedsiębiorcę. Zakres tych kar jest zróżnicowany i wynika wprost z przepisów prawa, mogą to być kwoty od kilkuset złotych do kilkuset tysięcy, a nawet milionów. Przepisy czasami określają konkretną kwotę, a czasami tylko zakres kwoty, jaka może zostać nałożona w ramach kary. W takiej sytuacji to organ nakładający karę uwzględnia wagę popełnionych nieprawidłowości i ich wpływ na środowisko, co się przekłada na wysokości administracyjnej kary pieniężnej.

Czy są stosowane także inne, pozafinansowe, kary?

Czasami pewne naruszenia przepisów ochrony środowiska mogą wypełnić przesłanki do kar innych niż pieniężne, które mogą być bardzo dotkliwe dla przedsiębiorcy, ponieważ wiążą się z możliwością wydania decyzji wstrzymującą eksploatacje danej instancji lub obiektu budowlanego oraz decyzję wycofującą dany produkt z rynku. Oczywiście w tego typu karach, by zostały zastosowane, muszą nastąpić ściśle określone przesłanki, należy jednak zaznaczyć, że w pewnych sytuacjach przepisy nakładają wręcz obowiązek na wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska, do wydania tego typu decyzji. Zazwyczaj są to sytuacje stwarzające zagrożenie dla życia i zdrowia ludzkiego oraz ryzyko powstania znaczących szkód w środowisku naturalnym. W sytuacji, gdy w toku kontroli zostanie ujawnione, że podmiot popełnił przestępstwo, będzie to skutkowało przekazaniem przez wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska odpowiedniego zawiadomienia do prokuratury.

Jakie są najczęstsze uchybienia?

Najczęściej popełnianymi uchybienia są takie, które prozaicznie nie muszą wpływać bezpośrednio na środowisko naturalne, a głownie dotyczą szeroko rozumianej ewidencji
i sprawozdawczości w zakresie ochrony środowiska. Uchybienia te tyczą się najczęściej albo braku wykonywania takich sprawozdań albo nieterminowego ich przekazywania. Dosyć często zdarzają się również uchybienia w zakresie miejsc czasowego magazynowania wytworzonych odpadów, które polegają na niewłaściwym oznaczeniu lub niespełnianiu wymogów, jakie takie miejsca muszą spełniać, zwłaszcza w zakresie odpadów niebezpiecznych.

Często również przedsiębiorcy popełniają uchybienia w sytuacji, gdy dochodzi do zmian w przepisach dotyczących ochrony środowiska lub w sytuacji, kiedy wprowadzane są nowe obowiązki. Przykładem może być wprowadzenie obowiązku rejestracyjnego do Bazy Danych o Produktach i Opakowaniach oraz o Gospodarce Odpadami (w skrócie BDO), o którym wiele zwłaszcza małych przedsiębiorstw nie słyszało i często na kontrolach takowych wpisów nie posiadali.

Czy można odmówić przeprowadzenia kontroli?

Przypadków, kiedy przedsiębiorca może odmówić kontroli, nie narażając się na sankcje prawne jest niewiele. Ustawodawca co prawda w art. 54 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, określił zakaz prowadzenia kontroli w tym samym czasie przez różne organy kontrolne, ale jest od tej zasady szereg wyłączeń.

Na podstawie powyższej ustawy przedsiębiorca może wnieść sprzeciw do podjęcia i wykonywania przez organ kontroli, sprzeciw taki wymaga jednak uzasadnienia. Samo wniesienie sprzeciwu automatycznie nie zamyka zresztą kwestii prowadzonej kontroli. Organ kontrolny musi maksymalnie w ciągu trzech dni roboczych wydać postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych albo kontynuowaniu czynności kontrolnych. Jeśli organ nie wyda postanowienia w terminie 3 dni, wywiera to skutek prawny tak, jak by wydał postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych. Od postanowienia przedsiębiorcy przysługuje również odwołanie do organu wyższego stopnia, który ma 7 dni na jego rozpatrzenie i wydanie swojego postanowienia o utrzymaniu w mocy zaskarżonego postanowienia lub uchylanie zaskarżonego postępowania. W czasie, gdy organy rozpatrują wniesiony sprzeciw kontrola nie jest prowadzona i ten czas nie wlicza się do czasu trwania kontroli.

Jak przygotować się do zapowiedzianej kontroli, żeby przebiegła sprawnie i bezproblemowo? Co trzeba udostępnić kontrolerowi?

Warto przed kontrolą sprawdzić czy na terenie firmy panuje porządek, czy wszystkie odpady znajdują się na swoim miejscu, a samo miejsce magazynowania odpadów jest właściwe
i oznaczone zgodnie z przepisami. Aktualnie coraz więcej kwestii związanych ze sprawozdawczością prowadzonych jest w sposób elektroniczny w ramach odpowiednich baz danych, do których inspektorzy ochrony środowiska mają dostęp, natomiast warto też często mieć te sprawozdania dla siebie w formie papierowej, które również możemy inspektorowi przedstawić. Podobnie warto też przygotować wszelkie dokumenty związane z ochroną środowiska dla konkretnego przedsiębiorstwa.

Czy kontrole środowiskowe różnią się np. od kontroli skarbowych? 

Z mojego doświadczenia wynika, że kontrole prowadzone przez inspektorów ochrony środowiska są inne niż kontrole prowadzone przez administrację skarbową, której inspektorzy mogą przez kilka dni przeglądać dokumenty fiskalne w siedzibie przedsiębiorcy i należy im zapewnić odpowiednie do tego miejsce. Jeśli przedsiębiorca zgodzi się na prowadzenie kontroli w sposób zdalny, szereg czynności kontrolnych może być prowadzona za pośrednictwem maila lub telefonicznie, a tylko niektóre z nich wymagają obecności na miejscu. Wiele zależy od indywidualnego przypadku, prowadzącego inspektora oraz rodzaju kontroli.

O jakich niecodziennych ujawnionych problemach wiesz z własnego doświadczenia?

Przykładem może być np. sytuacja, w której przedsiębiorca, chcący przygotować się do kontroli, po prostu uprzątnął całą halę wykorzystywaną do prowadzenia działalności, natomiast zrobił to w najgorszy możliwy sposób, ponieważ wszystkie odpady jakie miał w hali, spakował do kontenera na odpady budowlane. Niestety jego działanie i ewidentnie dobre chęci przysporzyły więcej problemów, bo doszło do zmieszania różnych rodzajów odpadów, w tym odpadów niebezpiecznych oraz do przekazania odpadów podmiotowi nieuprawnionemu do zbierania tego typu odpadów.

Był również przypadek, że przedsiębiorca faktycznie starający się działać zgodnie z przepisami ochrony środowiska miał słaby punkt w postaci przewożenia płynnego odpadu do zbiornika wózkiem na kółkach z wiadrami. Niestety w deszczowy dzień pracownik niechcący wywrócił wózek z odpadem, który się rozlał i dostał do kanalizacji deszczowej, z której woda odprowadzana była do cieku wodnego, co spowodowało jego zanieczyszczenie i problemy dla przedsiębiorcy. A wystarczyło przecież do transportu wykorzystać nie wiadra, a zakręcane zbiorniki.

O czym pamiętać na co dzień, żeby kontrola nie budziła obaw?

Warto prowadzić wymaganą od przedsiębiorców ewidencję i sprawozdawczość, na bieżąco
i terminowo przekazywać sprawozdania. Jeśli mowa o większych przedsiębiorcach warto ustanowić zasady postępowania z odpadami i pilnować, by nie dochodziło do mieszania  rodzajów odpadów w miejscu ich magazynowania oraz by miejsca te były odpowiednio oznaczone. Warto też upewnić się czy prowadzona działalność gospodarcza wymaga uzyskania odpowiednich pozwoleń lub dokonania odpowiednich zgłoszeń lub wpisów.

W sytuacji, gdy wszystko w zakresie ochrony środowiska jest prowadzone prawidłowo i terminowo, to kontrola nie wiąże się z karami z pewnością kolejnym razem będzie oznaczała mniej stresu.