Firma2000 to jeden z najczęściej wybieranych systemów sprzedażowo-magazynowych, przeznaczonych dla warsztatów samochodowych, w Polsce. Jego uzupełnieniem jest aplikacja mobilna F24. Jak sprawdzają się te rozwiązania w praktyce? Pytamy właścicieli warsztatu MIREX z Białej Podlaskiej.

Odpowiedzi na pytania udzielił Mirosław Szandecki – współwłaściciel spółki Mirex – Szandecki i Marczuk.

Jak długo korzysta Pan z programu Firma 2000 i aplikacji mobilnej F24?

Mirosław Szandecki: Firma Mirex powstała w latach 90. XX wieku i na początku zajmowaliśmy się tylko handlem częściami samochodowymi. W 2004 r otworzyliśmy nasz pierwszy serwis samochodowy pod patronatem Bosch Car Service, a kilkanaście lat później, kilometr dalej, kolejny. W obu miejscach są warsztaty, sklepy motoryzacyjne, stacje kontroli pojazdów i myjnie.

Szybko zdałem sobie sprawę, że potrzebuję dobrego oprogramowania do zarządzania firmą. Kilka miesięcy zajęło mi szukanie programu, który spełniłby moje oczekiwania. Z kilku oferowanych wówczas na rynku wybrałem firmę ASCO. W ten sposób nawiązaliśmy współpracę i wdrożyłem oprogramowanie Firma 2000, którego używam do dnia dzisiejszego.

Firma ASCO często konsultuje z nami wprowadzane nowe rozwiązania w programie. Jeśli potrzebujemy nowych funkcji, to praktycznie zawsze są one wprowadzane do programu na naszą prośbę.

Jak ocenia Pan intuicyjność i łatwość wdrożenia programu Firma 2000 w codzienną pracę warsztatu? Czy napotkał Pan jakieś trudności?

Miłym zaskoczeniem była szybka implementacja, którą zajął się zespół specjalistów ASCO. Co ważne, informatycy pojawili się fizycznie w firmie Mirex i po instalacji osobiście czuwali nad procesem uruchomienia. Po zaledwie kilku dniach Firma2000 osiągnęła pełnię wdrożenia, a obsługujący ją pracownicy nabyli doświadczenia w użytkowaniu.

Wdrożenie do firmy jakiegokolwiek oprogramowania nie jest prostym zadaniem i wiąże się z początkowymi trudnościami w obsłudze oraz niechęcią (w szczególności pracowników)  do zmian – „tyle lat nie używaliśmy i było dobrze, więc po co to robić?”. Zmiana programu na inny lub przejście z wersji papierowej na elektroniczną wymaga dużego przeorganizowania w firmie. Po tak długim czasie pracy z F2000 znalezienie większości funkcji potrzebnych na co dzień jest intuicyjne i nie stanowi żadnego problemu. W przypadku trudności bardzo pomocna jest infolinia ASCO Pomoc, gdzie zawsze otrzymujemy odpowiedź na nasze pytania.

1/4Galeria

Previous Next

Czy F24 spełniło Pana oczekiwania jako mobilne narzędzie do zarządzania?

Aplikacja jest bardzo intuicyjna, co jest dobrze widoczne np. podczas wystawiania nowego dokumentu zlecenia naprawy. Aby tego dokonać klikamy w aplikacji na odpowiedni przycisk. Jeśli pojazd nie został jeszcze dopisany do bazy danych programu ale dysponujemy jego dowodem rejestracyjnym, wybieramy opcję skanowania kodu QR aparatem w urządzeniu mobilnym. Po poprawnym odczytaniu i uzupełnieniu danych, aplikacja zaproponuje utworzenie karty nowego pojazdu. Jeśli jednak wykryje, że właściciel pojazdu znajduje się już w bazie danych programu Firma2000, zaproponuje dopisanie go do odbiorcy. Do wyboru konkretnego modelu pojazdu możemy posłużyć się danymi serwisowo-naprawczymi HaynesPro, dzięki którym uzyskamy również dostęp do szczegółowych instrukcji napraw, rysunków technicznych, czasów napraw, akcji przywoławczych, itd. Następnie możemy wprowadzić przebieg pojazdu, wprowadzić datę jego przyjęcia oraz planowaną datę zakończenia naprawy. Opis usterek, czynności do wykonania w ramach zlecenia, informacje o częściach dostarczonych przez klienta, zgodzie na jazdę próbną lub jej braku, informacji o tym czy pojazd ma zostać umyty, typie zlecenia (płatne lub reklamacyjne) i więcej, możemy wprowadzić głosowo – wszystkie uwagi zostaną zamienione na tekst i wpisane do dokumentu zlecenia. Dla każdej z wprowadzonych czynności możemy zmienić status, a także dodać notatkę lub zdjęcie.

Jak warsztat radził sobie z zarządzaniem procesami (np. obsługą klientów, zamówieniami części, dokumentacją) przed wdrożeniem programu Firma 2000?

Przed wdrożeniem programu, w biurze serwisu na regałach były katalogi i segregatory ze zleceniami, a na biurkach leżały notesy do wpisywania umówionych wizyt. Wszystkie zlecenia były prowadzone na kartce i archiwizowane w skoroszytach. Zlecenia były numerowane – ale znalezienie samochodu po numerze rejestracyjnym lub sprawdzenie historii napraw czy znalezienie wszystkich zleceń jednego odbiorcy to było mozolne przewracanie tysięcy stron.
Za terminarz służył duży zeszyt A3 do którego czasami stało się w kolejce, aby wpisać klienta na wizytę. Tak samo było z wystawianiem dokumentów sprzedażowych lub sprawdzaniem stanu magazynowego.

Firma2000 łączy serwis z magazynem części oraz działem zamówień. Nikt w firmie Mirex nie nosi dokumentacji papierowej między halą napraw a magazynem części – wszystko odbywa się elektronicznie. A krótszy proces identyfikacji potrzeb klienta i jego samochodu to większa rotacja pojazdów na hali serwisowej. Teraz nie wyobrażamy sobie powrotu do czasów zanim wdrożyliśmy oprogramowanie.

Zauważył Pan zatem poprawę organizacji pracy warsztatu, dzięki tym programom, w jakich obszarach przede wszystkim?

Poprawa nastąpiła we wszystkich obszarach – przede wszystkim praca jest dużo prostsza oraz lżejsza, używając programu te same zadania trwają dużo krócej niż wcześniej, gdy nie posiadaliśmy F2000. Znalezienie historii serwisowej danego pojazdu lub wszystkich zleceń i dokumentów sprzedażowych danego klienta nie stanowi żadnego problemu.

Analiza sprzedaży, zamawianie towarów, wprowadzanie zakupów  – to wszystko robimy z poziomu programu. Nie musimy uruchamiać przeglądarki internetowej z 10 hurtowniami i w każdej sprawdzać stan i cenę – wszystko robi F2000.

Odpowiedni system, jak Firma2000 i aplikacja F24 umożliwia intuicyjne wprowadzanie wizyt klientów z przypisaniem zarówno danych pojazdu, jak i klienta. Ponadto, pozwala dodawać towary niezbędne do wykonania danej usługi i wystawiać kompletny dokument zlecenia bezpośrednio z poziomu terminarza warsztatowego. Dzięki połączeniu z danymi HaynesPro szacowany koszt realizacji usługi jest kalkulowany automatycznie, na podstawie zadeklarowanych stawek roboczogodzin oraz przewidywanego czasu wykonania zlecenia. Dane HaynesPro dostarczają również podstawowe informacje o pojazdach pochodzące od ich producentów, a także określają przewidywany czas wykonania poszczególnych usług. Dostosowując się do warunków warsztatowych, mogą zostać one uruchomione dodatkowo na urządzeniu mobilnym.

1/9Galeria

Previous Next

Previous Next

Jakie funkcje Firma 2000 i F24 uważa Pan za najbardziej przydatne w codziennej pracy? Czy były jakieś funkcje, które szczególnie zaskoczyły Pana pozytywnie?

Umawianie wizyt, wystawianie zleceń napraw, zamawianie towarów, wprowadzanie faktur – to tylko nieliczne z czynności, z pozoru nieskomplikowane do wykonania, a potrafiące często pochłaniać wiele czasu. Dla każdego przedsiębiorcy, optymalizacja czasu pracy powinna być priorytetem przy funkcjonalnym zarządzaniu warsztatem i nie powinna ograniczać się jedynie do inwestowania w odpowiedni sprzęt. Czasy efektywnego prowadzenia firmy w oparciu jedynie o „papierowe” dokumenty już dawno minęły. W dzisiejszych czasach klient spośród wielu istniejących na rynku warsztatów, wybierze ten cieszący się najlepszą opinią oraz polecany przez innych użytkowników. Obecnie dedykowane oprogramowanie musi wspomagać rozwój firmy oraz charakteryzować się powyższymi cechami.

Czy wdrożenie tych programów miało wpływ na wyniki finansowe warsztatu – większe przychody, oszczędności itp.?

Czas to pieniądz, jak zaznaczyłem wcześniej każdy aspekt obowiązków wykonywany jest szybciej przy użyciu programu, a co z tym się wiąże można zrobić dużo więcej poświęcając tyle samo czasu.

Przy pomocy branżowego oprogramowania część czynności może zostać zautomatyzowana, jak np. aktualizacja kartotek towarowych według ustawionego przez użytkownika schematu. Program może ponadto porównywać ilości sprzedanych towarów ze stanem obecnym, a następnie proponować towary, jakie powinny zostać domówione. Sugeruje on domyślnego dostawcę danego towaru, ale istnieje możliwość analizy takiego zamówienia, według najtańszych dostawców i wysłania zlecenia bezpośrednio do kilku hurtowni. Możemy również eksportować dane do wielu programów księgowych, a także generować pliki JPK_VAT, JPK_FA oraz JPK_MAG.

Program branżowy posiadający wyżej wymienione cechy, może stanowić skuteczne narzędzie w pozyskiwaniu zadowolonych klientów, dzięki świadczeniu usług na wysokim poziomie. Inwestycja w oprogramowanie branżowe bezpośrednio przekłada się na korzyści finansowe, redukcję kosztów operacyjnych, a także lepszą organizację działań zatrudnianych pracowników.

1/6Galeria

Previous Next

Previous Next

Czy funkcje związane z kontrolą kosztów i fakturowaniem (np. automatyczne przypomnienia o płatnościach) okazały się skuteczne w poprawie płynności finansowej warsztatu?

Tak, jak najbardziej – w przypadku płatności nie musimy pilnować terminów – wystarczy wpisać poprawny przy wprowadzaniu faktury, a później przy generowaniu raportu wiemy, jaką kwotę i któremu dostawcy należy przelać danego dnia.

Jak ocenia Pan wsparcie techniczne oferowane przez ASCO?

Infolinia jest bardzo pomocna i osoby pracujące po drugiej stronie słuchawki posiadają obszerną wiedzę o programie. Szybki kontakt emailowy również oceniam na bardzo wysokim poziomie.

Oprogramowanie to żywe narzędzie. Musi być odpowiednio serwisowane i aktualizowane. Wsparcie firmy ASCO nie ogranicza się do sprzedaży i instalacji – firma dba o użytkowników przez cały czas eksploatacji programu. Mamy regularne audyty informatyczne firmy ASCO, dedykowanego opiekuna, infolinię techniczną, a nawet numer alarmowy

Najbardziej cenimy możliwość współtworzenia oprogramowania Firma 2000. Właściwie każdy serwis współpracujący z ASCO ma możliwość zgłoszenia uwag czy propozycji nowych funkcjonalności. Krakowska firma ASCO podkreśla wielokrotnie, że wszelkie rozwiązania dostępne w programie nie są efektem biurowej burzy mózgów teoretyków, ale konsultacji i rozmów z warsztatami.