W kolejnym artykule z cyklu „Mniej niż rok do RODO” podpowiadamy, jaki zakres danych może gromadzić warsztat lub sklep z częściami samochodowymi.

Na nasze pytanie, jak co tydzień, odpowiada rzecznik prasowy GIODO. W tym tygodniu zapytaliśmy:

Jakie dane, podlegające nowym przepisom, może posiadać warsztat lub sklep z częściami samochodowymi? Czy zalicza się tu baza danych klientów – ich nazwiska, nr telefonu, email, a może nawet zwykły zbiór kontaktów w firmowym telefonie komórkowym?

Ustalając zakres danych, jakie warsztat czy sklep będzie mógł pozyskiwać od swoich klientów i dalej je wykorzystywać, trzeba będzie brać pod uwagę postanowienia art. 5 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.

Określa ono podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych. Do najważniejszych należą:

• zasada legalizmu – wskazująca, że zawsze należy legitymować się podstawą prawną do przetwarzania danych
• zasada minimalizacji danych – wskazująca, że przetwarzane dane powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (zakazuje więc ona m.in. zbierania danych za zapas)
• zasada ograniczonego celu – w myśl której dane powinny być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób z nimi niezgodny

Zgodnie zaś z kolejną zasadą, tj. zasadą rozliczalności, administrator danych jest odpowiedzialny za przestrzeganie wszystkich powyższych zasad i musi być w stanie to wykazać.

Dlatego już teraz, jeszcze przed rozpoczęciem stosowania rozporządzenia, warto dokonać swego rodzaju audytu przygotowawczego i udokumentować, jakie dane osobowe są przetwarzane, skąd pochodzą i jaka jest podstawa uprawniająca do ich wykorzystywania, a także czy i komu są udostępniane oraz jak są zabezpieczane.

W przyszłym tygodniu zapraszamy na tekst pt. „Dane osobowe klientów – czy jesteś gotów bezpiecznie je przechowywać?”