Korzystanie z kasy fiskalnej, czyli m.in. rejestrowanie obrotu oraz wystawianie paragonów dla klientów indywidualnych, jest możliwe dopiero po prawidłowym zainstalowaniu takiego urządzenia w firmie. Cała procedura wymaga dopełnienia kilku formalności. Trzeba wtedy pamiętać np. o fiskalizacji kasy oraz terminowej komunikacji z właściwym Urzędem Skarbowym. A jak będzie to wyglądało w przypadku urządzeń online?

Kasy fiskalne nowego typu będą funkcjonowały w trybie online. W ten sposób umożliwią m.in. przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas – zgodnie z odgórnie narzuconym harmonogramem. Nowy sposób działania urządzeń rejestrujących wpłynie również na zmiany w procedurze instalacyjnej. W szczególności będzie to dotyczyło fiskalizacji oraz obowiązku informowania Urzędu Skarbowego o tym, że konkretna kasa online została uruchomiona w trybie fiskalnym.

Obecne obowiązki przy wdrażaniu kasy

Wdrożenie kasy fiskalnej w firmie składa się z kilku etapów, które wymagają od przedsiębiorcy pamiętania o ważnych terminach oraz zawiadomieniach. Na początku niezbędne jest poinformowanie właściwego Urzędu Skarbowego o liczbie urządzeń oraz miejscach ich instalacji. Takie pismo należy złożyć w US minimum 1 dzień przed datą fiskalizacji kasy. Co więcej, wspomniane zgłoszenie ma duże znaczenie w przypadku wdrażania pierwszego urządzenia rejestrującego w danej firmie. Później m.in. na jego podstawie można skorzystać z ulgi za instalację kasy – do 90% wartości danego modelu, ale nie więcej niż 700 zł.

Kolejnym etapem jest uruchomienie urządzenia w trybie fiskalnym. Czynność ta jest zawsze wykonywana przez serwisanta, który posiada ważne uprawnienia – na wniosek właściciela kasy.

– Fiskalizacja urządzenia rejestrującego jest czynnością jednokrotną i niepowtarzalną. Inicjuje ona pracę modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną kasy i kończy się wydrukiem raportu dobowego. Wtedy też we wspomnianym module zostaje trwale zapisany NIP przedsiębiorcy. Ponadto, fiskalizacja urządzenia jest niezbędna do tego, aby podatnik mógł zacząć wydawać paragony fiskalne – wyjaśnia Marcin Ciechowicz, Kierownik Serwisu w Polskim Centrum Kas Fiskalnych.

Fiskalizacja urządzenia nie jest oczywiście ostatnim etapem procedury instalacyjnej. Przedsiębiorca musi również poinformować właściwy Urząd Skarbowy o tym, że jego urządzenie zostało uruchomione w trybie fiskalnym. Trzeba to zrobić w ciągu 7 dni – licząc od daty wykonania fiskalizacji. Co więcej, na koniec przedsiębiorca otrzymuje od Urzędu Skarbowego indywidualny numer ewidencyjny (przypisany do konkretnego urządzenia). Tego typu kod trzeba umieścić na obudowie kasy rejestrującej – w trwały sposób i w widocznym miejscu.

Zasady dotyczące instalacji urządzenia online

Podstawową funkcjonalnością każdej kasy fiskalnej online będzie transmisja danych do systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów. Natomiast do pierwszego połączenia pomiędzy urządzeniem nowego typu i CRK dojdzie już w momencie fiskalizacji. Wtedy też model online trafi do rejestru Centralnego Repozytorium Kas, otrzyma indywidualny numer ewidencyjny oraz harmonogram transmisji danych. W rezultacie, w przypadku instalacji takiego urządzenia zmienią się obowiązki podatnika oraz procedury.

– Po pierwsze, przy wdrażaniu kasy online przedsiębiorca nie będzie musiał dodatkowo zawiadamiać Urzędu Skarbowego o fiskalizacji swojego urządzenia. Taka informacja trafi automatycznie do rejestru zdarzeń w Centralnym Repozytorium Kas. Po drugie, Urząd Skarbowy nie będzie wysyłał do podatnika pisma zawierającego numer ewidencyjny. Taki kod również zostanie przydzielony już w momencie fiskalizacji. W związku z tym, będzie go można od razu nanieść na obudowę kasy fiskalnej – podkreśla ekspert PCKF.

Warto też dodać, że fiskalizacja urządzenia rejestrującego online będzie wykonywana przez serwisanta z ważnymi uprawnieniami (przyznawanymi przez producenta lub importera danego modelu). Po jej przeprowadzeniu przedsiębiorca zyska możliwość realizowania paragonów fiskalnych w 2 formach: papierowej oraz elektronicznej.