K-Sport to warsztat samochodowy, który konsekwentnie stawia na transparentność na każdym etapie naprawy. Przejrzyste wyceny z wyszczególnieniem kosztów robocizny i materiałów, dokładna dokumentacja zleceń, zdjęcia pojazdów oraz dbałość o stały kontakt z klientem to elementy, na których firma od lat buduje zaufanie i lojalność swoich klientów. W K-Sport równie istotne jak sama naprawa jest to, aby właściciel samochodu miał pełną świadomość tego, co dzieje się z jego pojazdem. W rozmowie przedstawiciel warsztatu opowiada o tym, jak rozwiązania ASCO wspierają te działania w codziennej pracy serwisu.

Jaki zakres usług oferuje warsztat K-Sport i jak wygląda jego codzienna działalność?

Od początku działalności dążymy do jak największej niezależności serwisowej i kompleksowości usług. Na przestrzeni lat wypracowane środki konsekwentnie reinwestowaliśmy w nowe stanowiska oraz urządzenia. Motoryzacja bardzo szybko się rozwija, dlatego kilka lat temu wykonaliśmy analizę struktury obsługiwanych przez nas pojazdów. Okazało się, że około 80% naszych klientów korzysta z samochodów grupy VAG oraz BMW, dlatego zdecydowaliśmy się skoncentrować głównie na tych markach. Ułatwia nam to rozwój kompetencji zespołu oraz doposażanie serwisu w specjalistyczne narzędzia.

Obecnie wykonujemy naprawy mechaniczne, elektryczne i diagnostyczne, zajmujemy się serwisem klimatyzacji, geometrią zawieszenia, wymianą opon oraz kalibracją systemów ADAS dla pojazdów VAG i BMW. Dysponujemy również hamownią podwoziową, wykorzystywaną do diagnostyki silników. Nasz typowy dzień zaczynamy od przyjęć samochodów na serwis. Jeżeli to możliwe, staramy się przyjmować klientów dzień wcześniej w godzinach popołudniowych, tak aby mechanicy już od rana mogli zająć się naprawami. Dużą wagę przykładamy do wcześniejszego planowania zleceń i przygotowania wycen. Staramy się realizować ustalony zakres prac, szanując czas pozostałych klientów, jednocześnie zachowując elastyczność w uzasadnionych sytuacjach. W codziennej organizacji pracy, zarządzaniu czasem mechaników oraz obłożeniem stanowisk dużym wsparciem jest dla nas system ASCO, który pomaga nam panować nad dynamiczną pracą serwisu.

Jak wyglądało zarządzanie zleceniami, czasem pracy i kosztami w K-Sport przed wdrożeniem systemu Firma2000?

Tak naprawdę ciężko to jednoznacznie określić, ponieważ firmę zarejestrowaliśmy w 2007 roku i już wtedy tworzyliśmy zlecenia w arkuszach kalkulacyjnych oraz edytorach tekstu. Te procesy ewoluowały, ale zawsze przywiązywaliśmy dużą uwagę do sumiennego prowadzenia zleceń i historii napraw. Było to bardzo czasochłonne. Programy, z jakimi na przestrzeni lat pracowaliśmy, nie były do końca przystosowane do obsługi warsztatu, ale skupmy się na ostatnio używanym programie. Był to również bardzo dobry program – miał wiele przydatnych funkcji i był tworzony z myślą o warsztatach samochodowych. W pewnym momencie mam wrażenie, że przestał podążać za pędzącym światem. Wciąż brakowało nam wielu funkcji, na które czekaliśmy. Zależało nam, aby mieć dostęp do systemu zdalnie – z domu czy też będąc na wyjeździe.

Zlecenia drukowaliśmy, tak jak drukujemy je teraz, jednak do każdego zlecenia przygotowywaliśmy dodatkowo karty pracy oraz dokumenty WZ dla naszych mechaników, którzy, wyposażeni w długopis, musieli wszystko wypełniać „analogowo”. Następnie wszystkie te informacje trzeba było przenosić do cyfrowego systemu, aby móc mieć wgląd do historii w przyszłości. Ponieważ mechanicy nie mieli dostępu do cyfrowego terminarza, każdego ranka musieliśmy drukować plan dnia, a następnie wielokrotnie go modyfikować, w zależności od sytuacji na hali napraw. Nie muszę chyba wspominać, że takie codzienne przenoszenie dużych ilości danych było obarczone wieloma błędami. Teraz, dzięki ASCO, wszystko to jest znacznie łatwiejsze i przyjemniejsze zarówno dla mechaników, jak i dla biura.

Dlaczego zdecydowali się Państwo na wdrożenie systemu Firma2000 wraz ze stanowiskami F24 Workshop oraz modułem Haynes i jakie zmiany przyniosło to w codziennej pracy serwisu?

Bardzo nam zależy na transparentności względem naszych klientów, dlatego też nieustannie wprowadzamy nowe procedury w działaniu naszego serwisu. Prowadzimy skrupulatną cyfrową historię każdego naprawianego samochodu, wykonujemy dokładne wyceny przed naprawą oraz dokumentujemy usługi szczegółowym rachunkiem z rozbiciem usług i części wraz z indeksami. Wierzę, że takie działania budują zaufanie oraz lojalność naszych klientów. Dotychczas system, z którego korzystaliśmy, nie spełniał wszystkich naszych wymagań w tej kwestii. Nasi mechanicy pracowali na papierowych kartach zleceń, które następnie były przenoszone do systemu elektronicznego. Cały ten proces pochłaniał niezliczone ilości czasu.

Od momentu wdrożenia systemu Firma2000 wraz ze stanowiskami F24 Workshop mogliśmy wyposażyć naszych mechaników w tablety, dzięki czemu na bieżąco mamy wgląd w przebieg procesu naprawy samochodu. Naszym zdaniem informacja jest bardzo ważna, a szybki dostęp do niej pomaga podejmować trafniejsze decyzje i lepiej zarządzać czasem. Dodatkowym atutem jest fakt, że dzięki F24 Workshop komunikacja na płaszczyźnie biuro–mechanik odbywa się w trybie „na żywo”. Na bieżąco możemy dodawać czynności do listy zadań, opisywać je notatkami, dodawać zdjęcia do zlecenia oraz monitorować, na jakim etapie realizacji znajduje się dane zlecenie. Funkcji jest naprawdę sporo i nie sposób je tu wszystkie wymienić.

W którym momencie, podczas pracy na stanowiskach F24 Workshop, pojawiła się potrzeba korzystania z modułu F24 CostCut?

Na etapie zamawiania zbiorczego materiałów pod konkretne zlecenie mamy możliwość korzystania z F24 CostCut. Jest to narzędzie, które w bardzo przejrzysty sposób pozwala porównać dostępność oraz ceny zakupu części u dostawców, z którymi współpracujemy. Dodatkowo F24 CostCut pomaga nam zarządzać przyszłymi zamówieniami.W sytuacji, w której na początku tygodnia przygotowujemy wstępnie zamówienia na cały tydzień, nie mamy pewności, czy nie pojawi się jakieś zdarzenie losowe i klient nie odwoła wizyty. Aby ograniczyć rotację części, zamówienia wysyłamy zazwyczaj z jedno- lub dwudniowym wyprzedzeniem, jednak już na początku tygodnia bardzo często wszystkie zamówienia mamy przygotowane do wysłania. W module F24 CostCut mamy podgląd na zamówienia wysłane oraz te oczekujące na wysyłkę, dzięki czemu łatwiej jest zarządzać ich realizacją.

Do czego konkretnie wykorzystują Państwo moduł F24 CostCut w codziennej pracy warsztatu i jak wpłynęło to na koszty prowadzenia działalności?

Moduł F24 CostCut wykorzystujemy głównie podczas zamawiania części niezbędnych do naprawy samochodów. Dzięki przejrzystemu systemowi w jednym miejscu, na etapie wysyłania zamówienia, możemy zdecydować, u którego dostawcy zamówimy konkretną część. Kryteriami wyboru są cena zakupu, dostępność oraz czas dostawy. Mając takie dane w jednym miejscu, możemy podejmować właściwe decyzje. Jeżeli zamówienie wysyłamy z odpowiednim wyprzedzeniem, możemy kierować się ceną zakupu, natomiast jeżeli część jest potrzebna „na już”, szukamy najszybszej dostawy. W obu przypadkach prowadzi to do obniżenia kosztów prowadzenia serwisu. W pierwszym przypadku mamy szansę na wyższą marżę, a w drugim minimalizujemy czas postoju samochodu na stanowisku serwisowym.

Jaką rolę odgrywa baza HaynesPro w codziennej pracy mechaników i w jakich sytuacjach okazuje się najbardziej pomocna?

Baza Haynes dostępna dla każdego mechanika na jego personalnym tablecie pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Wiele danych, takich jak np. momenty dokręcania, kolejność dokręcania czy informacje techniczne, jest bardzo przydatnych, a jeżeli dodatkowo są one dostępne w każdej chwili, minimalizuje to straty czasu na szukanie tych informacji w innych biuletynach czy programach. Takie rozwiązanie jest również bardzo wygodne dla mechaników i może korzystnie wpływać, jako jeden z czynników, na satysfakcję z pracy.

Jakie są plany rozwojowe firmy K-Sport na najbliższy rok i jaką rolę odgrywa w nich oprogramowanie ASCO?

W nadchodzącym roku planujemy wciąż doskonalić nasze wypracowane procedury. Zamierzamy dokładnie przyjrzeć się kosztom i je minimalizować. Jest to zadanie bardzo trudne, ponieważ wymaga analizy danych oraz odbywa się na wielu płaszczyznach, takich jak zarządzanie czasem pracy, terminarzem, wykorzystaniem stanowisk pracy i materiałów oraz organizacją pracy całego serwisu jako „jednego organizmu”. W tym obszarze liczymy, że z ASCO będzie to łatwiejsze. Aktualnie nasz serwis zatrudnia 5 mechaników, dlatego też zależy nam na optymalizacji wszelkich procesów związanych z naprawą samochodu. Narzędzia, takie jak Firma2000 oraz F24 Workshop, dają nam optymistyczną nadzieję, że w tej podróży pojedziemy w tym samym kierunku.

Jaką radę daliby Państwo osobom z pasją do motoryzacji, które dopiero planują otwarcie własnego warsztatu?

Na pewno radzilibyśmy nie bać się prosić o pomoc. Ostatnio przeczytałem cytat, że proszenie o pomoc to nie jest oznaka słabości, tylko oznaka odwagi, ponieważ prosząc o pomoc, dajemy dowód, że się nie poddaliśmy. W branży motoryzacyjnej nie jest łatwo. Prowadzenie warsztatu wymaga sporych inwestycji materialnych, ale również tych niematerialnych. Wciąż trzeba zdobywać specjalistyczną wiedzę, doświadczenie oraz zaufanie klientów. Mówiąc o proszeniu o pomoc, mam na myśli korzystanie z takich rozwiązań jak Firma2000, HaynesPro i tym podobne. Im szybciej otoczymy się dobrymi narzędziami i dokumentacją, tym szybciej nabierzemy pewności siebie oraz zdobędziemy zaufanie naszych klientów. Na pewno należy porzucić stereotypowe myślenie, że „wiem wszystko i wszystko sam zrobię najlepiej”. Owszem, to, na czym się znamy, róbmy najlepiej, jak potrafimy, ale w dziedzinach dla nas obcych nie bójmy się prosić o pomoc i korzystać z czyjegoś doświadczenia.

Co wyróżnia Państwa warsztat na tle konkurencji i dlaczego klienci decydują się powierzyć Państwu swoje samochody?

Myślę, że naszym mocnym atutem jest transparentność na całym etapie naprawy. Wierzę, że budujemy zaufanie i lojalność wśród naszych klientów. Zawsze zaczynamy od przejrzystej wyceny z wyszczególnieniem materiałów i kosztów robocizny. Od niepamiętnych już czasów tworzymy dokładne zlecenia, wykonujemy zdjęcia samochodów, dokumentujemy przebieg, a nawet poziom paliwa. Dziś jest to w zasadzie standard, ale 15 lat temu budziło to spore zdziwienie wśród osób pozostawiających u nas samochód. Kopię takiego zlecenia zawsze otrzymuje właściciel pojazdu. Dbamy o kontakt z klientami, czyli po prostu odbieramy telefony oraz staramy się być terminowi i uczciwi w kontaktach z właścicielami. Usługę naprawy wiele osób może wykonać równie dobrze, ale równie ważne jest to, aby właściciel czuł się bezpiecznie, powierzając nam swój samochód. Aby było to możliwe, pomocne są rozwiązania takie jak te zaoferowane przez ASCO, dzięki którym wszystkie informacje mamy w jednym miejscu.

Jak jednym zdaniem podsumowaliby Państwo współpracę z ASCO oraz korzystanie z systemu Firma2000 i stanowisk F24 Workshop?

Dzięki wprowadzeniu systemów ASCO mogliśmy realnie usprawnić wcześniej wypracowane procedury w naszej firmie. Od chwili uruchomienia Firma2000 i F24 Workshop nasze codzienne czynności są przyjemniejsze, zajmują zdecydowanie mniej czasu oraz pozostawiają mniej przestrzeni na popełnianie błędów.