Prawidłowe rejestrowanie sprzedaży przy użyciu kasy wymaga gromadzenia części wystawianych przez nią dokumentów. Przedsiębiorca musi m.in. archiwizować kopię każdego wydrukowanego paragonu fiskalnego. W jakiej formie i przez jaki czas należy przechowywać tego typu dane?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, kopię paragonu fiskalnego należy archiwizować przez 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym został on wydrukowany. W zależności od zastosowanej technologii, dane można przechowywać na 2 sposoby: tradycyjny (papierowy) lub elektroniczny (na karcie pamięci). W obydwu przypadkach warto zadbać o staranną formę gromadzenia dokumentów. Przez wspomniane 5 lat zarówno wydruki, jak i dane cyfrowe, powinny być czytelne i dostępne w każdej chwili.

– „Urządzenie z modułem elektronicznej kopii paragonów automatycznie zapisuje dane dotyczące sprzedaży. Nie oznacza to jednak, że podatnik nie musi nadzorować pracy kasy. Zagadnienie to zostało szerzej opisane w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z 27 sierpnia 2013 roku oraz w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. Jeśli natomiast przedsiębiorca korzysta z kasy, która wraz z dowodem sprzedaży drukuje również jego kopię, musi dopilnować wszelkich kwestii związanych z zadrukiem i przechowywaniem papierowych rolek” – wyjaśnia ekspert Polskiego Centrum Kas fiskalnych, Artur Foss.

Prawo jasno określa, na jakie kwestie należy zwrócić uwagę w przypadku stosowania urządzenia z kopią elektroniczną. Są to: bieżące nadzorowanie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania, stosowanie urządzeń i nośników określonych w książce kasy oraz korzystanie z autoryzowanego przez producenta programu archiwizującego (zgodnego z kartą kasy). Kopie paragonów można dodatkowo zapisać na komputerze, płycie DVD lub dysku zewnętrznym. Zagwarantuje to większe bezpieczeństwo ich przechowywania.

W przypadku tej formy gromadzenia danych istotna jest także pojemność karty pamięci.

– „Nośnik o pojemności 2 GB powinien okazać się wystarczający w przypadku większości warsztatów lub punktów wulkanizacji. Pozwoli on na spokojną pracę przez wiele lat. W sytuacji zapełnienia karty, należy ją po prostu wymienić na taką samą. Warto dodać, że niektóre modele urządzeń fiskalnych oferują zastosowanie nośnika o pojemności 4 GB” – tłumaczy Artur Foss.

Właściciel kasy, która realizuje kopie paragonów w formie tradycyjnej, również powinien zadbać o odpowiednie przechowywanie istotnej dokumentacji finansowej. Zadrukowane rolki najlepiej składować w jednym miejscu, w warunkach, które nie będą miały negatywnego wpływu na ich stan. Papierowe kopie paragonów muszą być bowiem czytelne przez cały okres ich obowiązkowej archiwizacji.

– „Sposoby składowania rolek są różne. Papierowe wydruki dobrze dodatkowo zabezpieczyć, umieszczając je np. w foliowej, szczelnej torbie. Warto także pamiętać o tym, aby miejsce składowania kopii paragonów było suche, chłodne i nie docierało do niego światło słoneczne” – podkreśla ekspert PCKF.