To ostatnie tygodnie przed jedną z największych zmian w rozliczeniach w branży motoryzacyjnej. Od 1 kwietnia 2026 r. firmy zajmujące się sprzedażą części i naprawą pojazdów będą musiały przejść na Krajowy System e-Faktur. Dla wielu warsztatów, sklepów i hurtowni oznacza to konieczność pilnego dostosowania się do zupełnie nowego sposobu wystawiania dokumentów. Zmiana ominie tylko niewielką grupę firm.

Obowiązkowy KSeF od 1 kwietnia 2026 r.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która zmienia sposób dokumentowania sprzedaży w Polsce. W miejsce tradycyjnych faktur – papierowych czy w formacie PDF – wprowadza tzw. faktury ustrukturyzowane, wystawiane i przesyłane w jednolitym formacie XML bezpośrednio do systemu państwowego. KSeF nadaje dokumentowi numer, przechowuje go i umożliwia jego odbiór przez kontrahenta. W praktyce oznacza to całkowitą zmianę dotychczasowego obiegu faktur.

Proces wdrażania systemu został podzielony na etapy. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF objął największe przedsiębiorstwa, których roczne obroty przekraczają 200 mln zł. To jednak dopiero początek zmian. Kluczowa data dla większości firm przypada na 1 kwietnia 2026 r. – od tego momentu obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałych podatników, w tym sektor małych i średnich przedsiębiorstw oraz jednoosobowe działalności gospodarcze.

Co oznacza przejście na KSeF w praktyce?

Dla branży części i napraw pojazdów powyższe zmiany oznaczają pełne przejście na nowy system. Najwięksi gracze, tacy jak producenci części czy duzi dystrybutorzy, już wcześniej zostali objęci obowiązkiem i rozpoczęli pracę w KSeF. Jednak to właśnie od kwietnia zmiana stanie się powszechna – obejmie mniejsze hurtownie, sklepy motoryzacyjne oraz warsztaty, które w dużej mierze funkcjonują jako MŚP lub jednoosobowe działalności gospodarcze. W efekcie niemal cały łańcuch rynku aftermarketowego – od produkcji, przez dystrybucję, aż po usługi serwisowe – znajdzie się w jednym, scentralizowanym systemie fakturowania. Wdrożenie KSeF było możliwe już wcześniej na zasadzie dobrowolności. Teraz przestanie być indywidualną decyzją przedsiębiorcy, stając się koniecznością wynikającą z funkcjonowania całego rynku.

Kary za brak wdrożenia KSeF

Nowe obowiązki wiążą się również z odpowiedzialnością. Po okresie przejściowym administracja skarbowa zyska możliwość nakładania kar na podmioty, które nie dostosują się do wymogów systemu. Sankcje mogą dotyczyć zarówno wystawienia faktury poza KSeF, jak i błędów w jej przesłaniu lub opóźnień. Ich wysokość może sięgać nawet 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze, a w przypadku dokumentów bez podatku VAT – do 18,7% wartości brutto. Skala potencjalnych kar wskazuje, że odkładanie wdrożenia na ostatnią chwilę wiąże się z istotnym ryzykiem, aczkolwiek warto mieć w pamięci wspomniany okres przejściowy. Kary za nieprzestrzeganie obowiązku KSeF mają być odroczone do 31 grudnia 2026 r. Oznacza to, że realne egzekwowanie sankcji zacznie się od 1 stycznia 2027 r.

Kogo nie dotyczy KSeF po 1 kwietnia 2026 r.?

Ustawodawca przewidział pewne odstępstwa dla najmniejszych podmiotów. Jednoosobowe działalności gospodarcze o bardzo niskiej skali sprzedaży, nieprzekraczającej 10 tys. zł miesięcznie, będą mogły korzystać z wydłużonego okresu przejściowego. W praktyce oznacza to możliwość wystawiania faktur poza KSeF aż do 1 stycznia 2027 r. Rozwiązanie to może mieć znaczenie np. dla najmniejszych, jednoosobowych warsztatów, choć należy pamiętać, że jest to jedynie czasowe odroczenie obowiązku.

Wprowadzenie KSeF to jedna z największych zmian w obszarze rozliczeń podatkowych w ostatnich latach. Dla branży motoryzacyjnej oznacza ono nie tylko konieczność dostosowania systemów księgowych, ale również zmianę codziennego funkcjonowania firm. Od 1 kwietnia 2026 r. praktycznie każdy uczestnik rynku będzie musiał odnaleźć się w nowej rzeczywistości, w której faktura stanie się elementem centralnego systemu zarządzanego przez państwo.