W najbliższym czasie w większości warsztatów samochodowych będą musiały pojawić się kasy fiskalne. Rozporządzenie Ministra Finansów z 4 listopada 2014 roku zobowiązało mechaników, którzy obsługują klientów indywidualnych, do stosowania urządzeń rejestrujących sprzedaż niezależnie od wielkości realizowanego obrotu. Jakie parametry i funkcje kas okażą się najbardziej przydatne w warsztacie samochodowym?

Archiwizacja kopii paragonu fiskalnego

– „Zgodnie z obowiązującymi przepisami, podatnicy powinni przechowywać kopię paragonu fiskalnego przez 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym został on wydrukowany” – wyjaśnia Artur Foss, ekspert z Polskiego Centrum Kas Fiskalnych. W związku z tym wybór kasy rejestrującej warto zacząć od ustalenia, w jaki sposób będą archiwizowane tego typu dokumenty.

Tradycyjne kasy fiskalne korzystają z dwóch rolek papieru. Jedna służy im do wydruku oryginalnego potwierdzenia zapłaty, natomiast druga do wystawienia jego kopii. Urządzenia te oznaczają zazwyczaj mniejszy koszt na początku, ale w dłuższej perspektywie trzeba się liczyć z większymi wydatkami na materiały eksploatacyjne. Co więcej, papierowa kopia paragonów niesie za sobą konieczność zapewnienia dodatkowego miejsca na składowanie wielu wydruków.

Nie jest to jedyna technologia, jaką można spotkać w urządzeniach rejestrujących sprzedaż. Dużo większą popularnością cieszą się dziś kasy z elektroniczną kopią paragonów. Urządzenia tego typu pozwalają bowiem na archiwizację dokumentów w formie cyfrowej (na karcie pamięci SD lub microSD). Kasa wykorzystuje wtedy tylko jedną rolkę papieru, na której drukowane są oryginalne potwierdzenia zapłaty przeznaczone dla klienta, więc znacznie zmniejszają się wydatki na materiały eksploatacyjne. Co więcej, elektroniczna kopia paragonów zapewnia komfort pracy, gdyż nie trzeba gromadzić wielu papierowych dokumentów, a także większe bezpieczeństwo danych. Informacje zarchiwizowane na karcie pamięci można zapisać na innym nośniku, np. na płycie DVD, albo po prostu na komputerze.

Klawisze funkcyjne – szybka obsługa klientów

Klawisze funkcyjne można dziś spotkać w większości kas fiskalnych. W zależności od konkretnego modelu, klawiatura urządzenia może zawierać od kilku do kilkudziesięciu przycisków tego typu. Klawisze szybkiego dostępu, jak sama nazwa wskazuje, umożliwiają błyskawiczne korzystanie z wybranych funkcji.

– „Świetnie sprawdza się to w przypadku sprzedaży najpopularniejszych towarów lub usług. Wystarczy zaprogramować pozycję towarową w bazie PLU kasy, a następnie przypisać jej jeden ze skrótów. Później w trakcie obsługi klienta jedynie wciskamy odpowiedni klawisz na klawiaturze, aby kasa automatycznie zarejestrowała sprzedaż i wydrukowała paragon” – tłumaczy Foss.

Co więcej, przyciski szybkiego dostępu mogą zostać zdefiniowanie jako skróty do najczęściej używanych funkcji, np. wydruku raportu dobowego.

Solidna kasa na wiele lat pracy

Szczególnie w przypadku warsztatów samochodowych ważne jest, aby kasa fiskalna cechowała się zarówno dużą funkcjonalnością, jak i odpornością na intensywną eksploatację oraz działanie czynników zewnętrznych, np. wnikanie pyłu lub płynów. Tym bardziej, że wybrane urządzenie będzie służyło mechanikowi przez wiele lat prowadzenia biznesu. Producenci kas rejestrujących zdają sobie z tego sprawę i coraz większą wagę przywiązują do stosowania wysokiej jakości materiałów. Dzięki temu znalezienie solidnie wykonanej kasy, która zaoferuje wiele lat niezawodnej pracy, to dziś żaden problem.

Mała, ale funkcjonalna

Warto wspomnieć także o o jeszcze jednym zagadnieniu, które dla wielu mechaników może mieć niebagatelne znaczenie, czyli o gabarytach urządzenia fiskalnego. Zarówno w warsztatach, które ze względu na brak miejsca nie mogą sobie pozwolić na zastosowanie większego rozwiązania technologicznego, jak i w działalności mobilnej, wymagającej np. dojazdu do klienta, dobrym pomysłem będzie mała i lekka kasa rejestrująca. A tych również nie brakuje.

– „Na przestrzeni kilku ostatnich lat można zauważyć, że w branży fiskalnej panuje tendencja do miniaturyzacji. Urządzenia są mniejsze, lżejsze i smuklejsze. Dzięki temu oczywiści wzrasta komfort pracy, ale co ważniejsze, pod względem wykonania, czy też liczby funkcji, małe kasy w niczym nie ustępują tym większym” – podsumowuje ekspert PCKF.