Mechanicy i wulkanizatorzy, którzy 1 stycznia 2015 roku zostali zobligowani do korzystania z kas fiskalnych niezależnie od wielkości obrotu, powinni pamiętać o obowiązkach wynikających z prowadzenia ewidencji. Oprócz rejestrowania obrotu, są to m.in. raporty dobowe i miesięczne, przeglądy techniczne urządzenia rejestrującego oraz konieczność przechowywania kopii każdego wystawionego paragonu.

Przechowywanie kopii paragonów fiskalnych

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, kopię oryginału paragonu fiskalnego należy przechowywać przez 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym został on wydrukowany. Dostępne na polskim rynku kasy rejestrujące umożliwiają dwa sposoby archiwizowania tego typu dokumentów: tradycyjny (papierowy) lub elektroniczny (na karcie pamięci SD lub microSD). Pierwsza z wymienionych technologii wiąże się początkowo z mniejszym wydatkiem na urządzenie na początku. Należy jednak zwrócić uwagę na to, że kasa z kopią tradycyjną wymaga stosowania dwóch rolek papieru termicznego, co zwiększa koszty eksploatacji. Co więcej, trzeba pamiętać o przechowaniu każdego, pojedynczego wydruku. W przypadku technologii elektronicznej wydatek na starcie może być nieznacznie większy, ale urządzenie jest tańsze w eksploatacji i automatycznie archiwizuje dane dotyczące sprzedaży, w wygodnej dla użytkownika formie.  

Książka serwisowa urządzenia fiskalnego

Przedsiębiorca, który zakupi kasę rejestrującą, otrzyma wraz z nią książkę serwisową. Początkowo powinny się w niej znajdować informacje dotyczące urządzenia (nazwa, model, numer fabryczny, numer unikatowy) oraz producenta lub importera. Następnie wpisywane są do niej dane serwisu (nazwa, adres, osoby upoważnione do świadczenia usług serwisowych), a także użytkownika kasy (dane rejestrowe). W książce należy też umieścić numer ewidencyjny, który został nadany przez Urząd Skarbowy.

– „Dokumentacja powinna być przechowywana przez podatnika przez cały okres stosowania urządzenia fiskalnego. Nie tylko ze względu na ewentualną kontrolę Urzędu Skarbowego, ale także po to, aby osoba serwisująca urządzenie mogła umieścić w książce zapisy dotyczące wykonanych czynności” – podkreśla ekspert z firmy Polskie Centrum Kas Fiskalnych, Artur Foss.

Przegląd techniczny nie rzadziej niż co dwa lata

Mechanicy i wulkanizatorzy powinni zadbać o to, aby kasa przeszła, nie rzadziej niż co dwa lata, obowiązkowy przegląd techniczny. Konserwacji urządzenia i ewentualnego wyeliminowania usterek może dokonać jedynie uprawniony do tego serwisant. Firma odpowiedzialna za serwis kasy ma 5 dni, licząc od daty zgłoszenia, na wykonanie przeglądu. W tym czasie sprawdzane są m.in. stan obudowy urządzenia, czytelność drukowanych dokumentów, czy też poprawność działania wyświetlaczy.

– „Warto zauważyć, że przeglądu technicznego można dokonać wcześniej, niż zaraz przed upływem dwóch lat od poprzedniej konserwacji. Przedsiębiorca zyska wtedy pewność, że wykorzystywane przez niego urządzenie działa poprawnie” – tłumaczy Foss.

Dobowe i miesięczne raporty fiskalne

Raporty fiskalne zawierają informacje dotyczące obrotu i kwot podatku za daną dobę lub wskazany okres. Celem ich wydruku jest zestawienie łącznej kwoty sprzedaży brutto, z podziałem na różne stawki opodatkowania VAT oraz kwoty należnego podatku VAT.

Raport dobowy należy wydrukować po zakończeniu sprzedaży w danym dniu. Przepisy dopuszczają  wydruk tego dokumentu w dniu następnym, jednak pod bardzo ważnym warunkiem – nie można wcześniej zarejestrować na kasie pierwszej transakcji z nową datą. Dobrą praktyką jest wystawianie raportów dobowych zawsze po zakończeniu handlu, czyli tego samego dnia. Pozwoli to uniknąć wydruku na jednym dokumencie informacji z dwóch dat, co jest niezgodne z przepisami.

Sytuacją, w której raport można pominąć, jest brak prowadzenia handlu w danym dniu. Dokument o zerowej wartości nie będzie miał bowiem wpływu na prowadzoną księgowość.

Mechanicy oraz wulkanizatorzy powinni również pamiętać o obowiązku wydruku raportów miesięcznych.

– „Dokumenty tego typu należy wystawiać po zakończeniu miesiąca, w którym prowadzona była sprzedaż, najpóźniej do 25 dnia kolejnego miesiąca” – wyjaśnia ekspert PCKF.